Manuel de la gestion des finances - chapitre 11.1. Remises en vertu de la Loi sur les frais de service

Nouvelle politique : 2022-09-28

1. Politique

   1. La présente politique respecte les pouvoirs précisés à l'art. 7 de la Loi sur les frais de service.
   2. Elle s'applique aux clients qui paient des frais à la GRC pour des services, la mise à disposition d'installations ou l'octroi de droits ou d'avantages, et qui souhaitent obtenir une remise (leur demande doit avoir été reçue le ou après le 1er avril 2021). Les frais en question doivent satisfaire aux exigences prévues à l'art. 7 de la Loi sur les frais de service.
   3. Conformément au paragr. 3(2) de la Loi sur les frais de service, la politique ne s'applique pas :
      1. aux frais fixés par contrat;
      2. aux frais dont le montant est établi par la personne ou l'entité qui fixe les frais selon une méthode choisie par elle, mais qui échappe à son contrôle, comme un processus d'enchères ou une méthode reposant sur la valeur marchande;
      3. aux frais fixés sous le régime de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
      4. aux frais payés exclusivement par un ministre ou une entité fédérale ou en leur nom.
   4. Conformément au paragr. 22(1) de la Loi sur les frais de service, la présente politique ne s'applique pas aux frais de faible importance, lesquels sont définis aux art. 2 et 3 du Règlement sur les frais de faible importance.
   5. La présente politique doit être lue conjointement aux art. 4.2.4 et 6.2.2 de la Directive du Conseil du Trésor sur l'imputation et les autorisations financières spéciales.

2. Définitions

   1. « frais » Toute somme qui est fixée à l'égard d'une entité fédérale par le gouverneur en conseil, le Conseil du Trésor, un ministre ou une entité fédérale au titre d'un pouvoir conféré par une loi fédérale ou de la capacité de contracter et qui est exigible - à titre de frais, de droit, de redevance ou à quelque titre que ce soit - pour ce qui suit :
      1. la prestation d'un service;
      2. la mise à disposition d'une installation;
      3. l'octroi, par licence, permis ou autre forme d'autorisation, de droits ou d'avantages;
      4. la fourniture d'un produit;
      5. le recouvrement, même en partie, de coûts engagés relativement à un régime de réglementation.
   2. « exercice » Période commençant le 1er avril d'une année et se terminant le 31 mars de l'année suivante.
   3. « circonstances normales » Niveau attendu d'offre et de demande pour les activités quotidiennes liées aux services réguliers. Elles diffèrent des circonstances exceptionnelles (voir l'art. 4.3.2.2.), où les normes de service régulières peuvent ne pas s'appliquer.
   4. « tentative raisonnable de remise » L'autorité compétente fait tout en son pouvoir pour obtenir tous les renseignements sur le payeur de frais afin de lui verser une remise dans les délais prescrits.
   5. « remise » Remboursement des frais ou d'une partie des frais payés pour des services, la mise à disposition d'installations ou l'octroi de droits ou d'avantages à l'égard desquels la GRC détermine que la norme de service n'a pas été respectée.
   6. « norme de service » Engagement public à l'égard d'un niveau de rendement mesurable auquel les clients peuvent s'attendre dans des circonstances normales (aussi appelée norme de rendement).

3. Généralités

   1. La Loi sur les frais de service vise à rendre la gestion des frais de service transparente et responsable. Les remises font partie des éléments clés de la Loi (voir l'art. 2.5. pour la définition).
   2. Les responsables des programmes de la GRC doivent s'appuyer sur la présente politique afin de déterminer si une remise est justifiée lorsqu'une norme de service n'a pas été respectée pour des frais visés par la Loi sur les frais de service.
   3. Pour connaître la norme de service d'un programme et la méthode de calcul de remises connexe, consulter la politique subsidiaire.

4. Admissibilité

   1. À compter du 1er avril 2021, s'il est déterminé que la norme de service n'a pas été respectée, le payeur de frais recevra une remise en vertu de l'art. 7 de la Loi sur les frais de service avant le 1er juillet de l'exercice suivant, sauf dans les situations décrites aux articles 4.3. à 4.3.2.2.
      1. La détermination du non-respect d'une norme de service est évaluée au cas par cas.
   2. Il incombe au payeur de s'assurer que sont satisfaites toutes les exigences liées au service demandé et au paiement des frais pour ce dernier. Ces exigences comprennent notamment :
      1. la présentation d'une demande complète (par exemple coordonnées ou informations financières à jour) dans les délais prescrits;
      2. les renseignements supplémentaires requis pour le traitement de la demande;
      3. le paiement du montant exact des frais.

         Remarque

         Le calcul relatif à une norme de service commence seulement lorsque la GRC a reçu tous les renseignements requis et que toutes les exigences sont satisfaites.

   3. Un payeur de frais n'est pas admissible à une remise si une norme de service n'a pas été respectée pour l'une des raisons suivantes :
      1. le payeur de frais n'a pas satisfait aux exigences du service demandé;
         1. Il n'est pas admissible à une remise si une action dont il a le contrôle amène la GRC à ne pas respecter la norme de service.

            Exemples

            1. Le payeur décide de ne pas respecter les exigences du service demandé.
            2. Le payeur ne fournit pas (par mégarde ou pour une autre raison) des renseignements complets et exacts.
      2. des circonstances exceptionnelles surviennent.
         1. Le payeur n'est pas admissible à une remise s'il est déterminé que la norme de service liée aux frais payés n'a pas été respectée principalement en raison de circonstances exceptionnelles.
         2. Des circonstances exceptionnelles sont des circonstances hors du contrôle de la GRC.

            Exemples

            1. perturbations ou pannes imprévues d'un système;
            2. catastrophes naturelles;
            3. situations d'urgence;
            4. fermetures imprévues de bureaux;
            5. interruptions de travaux;
            6. interruptions ou retards de services de tiers ou de fournisseurs de services;
            7. exigences aux fins d'enquêtes de sécurité;
            8. modifications importantes apportées à des lois ou à des politiques édictées par des gouvernements étrangers;
            9. autres circonstances similaires.

5. Facteurs à prendre en considération

   1. Les facteurs suivants doivent être pris en considération au moment de déterminer s'il est justifié de verser une remise :
      1. la proportion de la norme qui n'est pas respectée;
         1. Une norme de service doit être mesurable et suivie pour que l'on puisse déterminer dans quelle proportion elle n'est pas respectée.
      2. les répercussions que le non-respect de la norme a sur le payeur de frais.
         1. Les répercussions pour le payeur peuvent notamment inclure une perte de revenu, un retard dans la possibilité de bénéficier d'un service ou d'un droit ou un retard dans la possibilité de bénéficier d'un statut. Les répercussions peuvent varier d'un payeur à l'autre (par exemple entreprises, experts en la matière ou particuliers) pour un service similaire.
   2. Les aspects suivants doivent être pris en considération lors de la détermination du montant de la remise :
      1. la proportion de la norme de service qui n'a pas été respectée. La remise peut être calculée suivant une approche graduelle (voir la politique subsidiaire du programme). Même si la norme de service n'a pas été respectée, il faut tenir compte du fait que des coûts ont été engagés et qu'un service a été fourni;
      2. si le montant arrondi de la remise répond toujours aux exigences de la présente politique (il est proportionnel au degré de non-respect de la norme de service, il tient compte des répercussions sur le payeur de frais, etc.);
      3. si l'arrondissement du montant de la remise est indiqué de manière explicite, claire et transparente aux payeurs de frais.

6. Versement de remises

   1. Les remises sont versées au payeur de frais sous forme de remboursements, de crédits ou de dispenses, ou sous toute autre forme acceptée par la GRC.
   2. Les remises sont prélevées des crédits budgétaires de la GRC.
   3. Elles doivent être versées avant le 1er juillet de l'exercice suivant, comme l'exige la Loi sur les frais de service.
   4. Elles sont initiées par la GRC. Les payeurs de frais n'ont pas à les demander.
   5. Les responsables des programmes de la GRC doivent faire tous les efforts raisonnables pour remettre la partie appropriée des frais au payeur, sous réserve de la disponibilité de renseignements à jour sur celui-ci.

      Remarque

      Si la GRC ne parvient pas à verser une remise en raison de circonstances hors de son contrôle, elle conservera une trace de ses tentatives.

   6. Les remises doivent être versées en dollars canadiens au Canada. Dans le cas de frais payés en devises étrangères par des payeurs à l'étranger, le montant de la remise sera converti en devise locale selon le taux en vigueur à la date du versement de la remise.
   7. Aucun intérêt n'accompagne les remises effectuées en vertu de l'art. 7 de la Loi sur les frais de service.

7. Rôles et responsabilités

   1. Cadre supérieur d'un programme payant
      1. Établir les normes pour les frais associés aux services, à la mise à disposition d'installations ou à l'octroi de droits et d'avantages, et ce, conformément aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor s'y rapportant, dont la Politique sur les services et le numérique, la Directive sur les services et le numérique et la Directive du Cabinet sur la réglementation.
      2. Veiller à ce que les normes de service soient pertinentes et mesurables.
      3. Créer, gérer et mettre à jour un répertoire des frais visés par la présente politique.
      4. Adopter et mettre en ouvre une politique subsidiaire sur les remises de frais visés par la présente politique qui respecte toutes les exigences de cette dernière et qui comprend des détails sur ce qui suit :
         1. l'applicabilité des remises;
         2. les normes de service liées aux frais exigés;
         3. la manière dont est suivi le rendement à l'égard des normes de service;
         4. l'approche ou la méthode selon laquelle la remise est proportionnelle au degré de non-respect de la norme de service;
         5. le mode de conservation des renseignements sur les payeurs de frais;
         6. la façon de joindre les payeurs de frais;
         7. la manière dont les remises sont versées et à quel moment.
      5. Veiller à ce que la politique subsidiaire soit accessible au public.
      6. Établir et mettre en ouvre des procédures de suivi et de surveillance de l'imputation des frais, de la conformité aux normes de service et des remises, s'il y a lieu.
      7. Veiller à ce que la détermination du non-respect d'une norme de service et de l'admissibilité du payeur à une remise soit effectuée au cas par cas.
      8. Fournir aux payeurs de frais un moyen de formuler des commentaires sur les frais, les normes de service et les remises de la GRC.
      9. Veiller à ce que des mesures correctives soient prises en cas de non-respect de la politique subsidiaire.
   2. Dirigeant principal des Finances
      1. Mettre en ouvre la présente politique, la lire et veiller à la faire respecter.
      2. Donner des conseils sur l'interprétation et l'application de la présente politique.
      3. Veiller à ce que la présente politique soit accessible au public.