Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de la GRC pour l’exercice 2022-2023
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Liste des acronymes et abréviations
- CIRF
- contrôle interne en matière de rapports financiers
- GI
- gestion de l’information
- GRC
- Gendarmerie royale du Canada
- TI
- technologie de l’information
Liste des tableaux
1. Introduction
Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour conserver un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion des contrôles internes, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités essentielles de la GRC se trouvent dans le Plan ministériel de l’exercice 2022-2023 et le Rapport sur les résultats ministériels de l’exercice 2022-2023.
2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers de la GRC
2.1 Gestion du contrôle interne
La GRC reconnaît qu’il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d’un système efficace de CIRF et qu’ils soient en mesure d’exercer efficacement leurs responsabilités à cet égard. La GRC a pour priorité de s’assurer que les risques sont gérés grâce à un environnement de contrôle adaptable et axé sur le risque, qui favorise l’amélioration et l’innovation continues.
La GRC dispose d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluations et de surveillance de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion du contrôle interne de la GRC comprend :
- Des structures de responsabilisation organisationnelle à l’appui d’une gestion financière saine, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs des principaux secteurs de responsabilité, en lien avec la gestion des contrôles internes;
- Les valeurs et l’éthique (la GRC a renouvelé ses valeurs grâce à des consultations en 2022-2023);
- La communication continue, y compris la formation sur les exigences prévues par la loi, les politiques et les procédures, pour la gestion et le contrôle des finances;
- Une équipe centralisée de contrôle interne, appuyée par des groupes régionaux et relevant de la Gestion générale, chargée de la documentation, de la conception et de l’efficacité opérationnelle du CIRF, sous l’autorité du dirigeant principal des Finances;
- La surveillance périodique de la gestion des contrôles internes et leur mise à jour régulière, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action connexes à la commissaire et à la haute direction par le biais de comités et, s’il y a lieu, au Comité ministériel d’audit.
Le Comité ministériel d’audit conseille la commissaire quant à pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de la GRC.
2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers
La GRC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui figurent dans ses états financiers, comme le présente les paragraphes suivants.
Dispositions relatives aux services communs
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre les éléments suivants :
- Le paiement des salaires et des avantages au moyen de deux systèmes de paye : le système Phénix pour les employés de la fonction publique et le Système de paye des membres (SPM) pour les membres réguliers et les membres civils de la GRC;
- L’acquisition de biens et de services conformément à la délégation de pouvoirs de la GRC et la prestation de services de gestion des locaux;
- L’émission de paiements du receveur général et le traitement de règlements interministériels au nom de la GRC par l’entremise du Système normalisé des paiements (SNP).
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit des services relatifs aux programmes d’assurance du secteur public pour les employés de la fonction publique de la GRC et administre de façon centralisée le paiement de la partie des cotisations de l’employeur pour les régimes d’avantages sociaux des employés (Régime de pension de retraite de la fonction publique, Régime d’assurance-emploi, Régime de pensions du Canada, Régime de rentes du Québec et Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique) pour la GRC.
- Le ministère de la Justice fournit à la GRC des services juridiques.
- Services partagés Canada (SPC) offre à la GRC des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) dans les domaines du réseau du centre de données et des services de télécommunication. La portée et les responsabilités sont décrites dans l’entente interministérielle conclu entre SPC et la GRC.
Les annexes des ministères susmentionnées pourraient être examinées pour obtenir plus de renseignements sur les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services.
Dispositions particulières
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), en vertu d’une entente sur les niveaux de service, fournit aux participants les services d’administration des pensions au jour le jour, y compris la détermination de l’admissibilité et le calcul des prestations de retraite, le soutien des centres d’appels, et fournir des renseignements aux participants et fournir des services de payes de retraite.
- Anciens Combattants Canada (ACC), par l’entremise d’un protocole d’entente, assure l’administration de certains programmes et services que la GRC doit offrir à ses membres, y compris les programmes de prestations de soins de santé et de pensions d’invalidité à la suite d’une maladie, d’une blessure ou d’un décès en lien avec le travail, conformément à la Partie II de la Loi sur la pension de retraite de la GRC et à la Loi sur les pensions. Anciens Combattants Canada offre aussi des services de soutien à la transition et de gestion des cas ainsi qu’un accès au réseau de cliniques pour traumatismes liées au stress opérationnel (TSO) et au Service d’aide Anciens Combattants Canada pour les membres admissibles.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle durant l’exercice 2022-2023
Le tableau suivant résume l’état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent.
| Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour l’exercice en cours | État d’avancement |
|---|---|
| Contrôles clés des processus opérationnels liés à un risque important tableau 1 note de bas de page 1 | Les contrôles clés ont été vérifiés comme prévu; mesures correctives débuteront en 2023-2024. |
| Contrôles au niveau de l'entité ; revoir le plan de réévaluation et d'examen | Achevé comme prévu ; le cadre a été revu et mis à jour ; les contrôles ont été testés ; les mesures correctives débuteront en 2023-2024. |
| Contrôles généraux des technologies de l'information gérés par le ministère | L'évaluation des contrôles du système SAP et de ses systèmes d'alimentation a été achevée comme prévu; les mesures correctives débuteront en 2023-2024. |
| Inventaire; réévaluation des contrôles | Activité réalisée comme prévu; mesures correctives débuteront en 2023-2024. |
| Passifs au titre du régime de retraite tableau 1 note de bas de page 2 | À l’étude |
| Immobilisations corporelles tableau 1 note de bas de page 3 | À évaluer en 2023-2024 |
Notes de bas de page du tableau 1
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La GRC évalue actuellement les contrôles internes en matière de gestion financière (CIGF). Une fois l’évaluation complète terminée, les processus de gestion financière seront ajoutés au plan de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles sur une base cyclique en fonction du risque. Voici l’état d’achèvement pour 2023-2024 :
| Processus d’affaire en gestion financière | Évaluation du risque et la documentation | Test d'efficacité de la conception et recommandations fournies au propriétaire du processus pour remédier à la situation | Test d'efficacité opérationnelle et recommandations fournis au propriétaire du processus pour remédier à la situation |
|---|---|---|---|
| Gestion de projets (Biens Immobiliers) | Complété | Complété | Complété |
| Gestion de projets (GI-TI) | Complété | En cours | En cours |
| Budgétisation et prévision | Complété | En cours | En cours |
| Prévision des coûts | Complété | En cours | En cours |
| Soumissions au conseil du trésor et attestation par le DPF | Complété | En cours | En cours |
| Planification des investissements | Complété | En cours | En cours |
Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumées ci-dessous.
- Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés
- Dans l’exercice en cours, aucun contrôle clé n’a été considérablement modifié dans les processus en vigueur qui devaient être évalués. Dans l’année 2022-2023, le processus sur les contrôles au niveau de l’entité (CNE) a été évalué et de nouveaux contrôles ont été ajoutés pour une meilleure intégration avec le cadre actualisé du contrôles au niveau de l’entité au sein de la GRC.
- Programme de surveillance continue
- Les contrôles clés testés ont été effectués comme prévu et aucune lacune importante n’a été décelée.
4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices subséquents
Le plan cyclique de surveillance continue de la GRC pour les cinq prochains exercices financiers est présenté dans le tableau ci-dessous. Le plan de surveillance continue repose sur les éléments suivants :
- La validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé;
- La disponibilité des ressources;
- Les rajustements connexes au plan de surveillance continu, s’il y a lieu.
Certains contrôles clés sont évalués aux deux ans en raison de leur envergure (nombre de sous-processus) et de leur complexité.
Outre le plan de surveillance continue, la GRC effectue une évaluation exhaustive des contrôles internes en matière de gestion financière (CIGF), qui devrait être achevée par la fin de l’année fiscale 2023-2024. Quand l’évaluation exhaustive sera terminée, les processus seront intégrés au plan de surveillance continue aux fins de réévaluation cyclique du rendement des contrôles en fonction du risque.
| Secteurs de contrôle clés | 2023-2024 | 2024-2025 | 2025-2026 | 2026-2027 | 2027-2028 |
|---|---|---|---|---|---|
| Contrôles au niveau des entités | Non | Non | Oui tableau 3 note de bas de page 3 | Oui tableau 3 note de bas de page 3 | Oui tableau 3 note de bas de page 3 |
| Contrôles informatiques généraux gérés par l’organisation | Oui tableau 3 note de bas de page 1 | Oui tableau 3 note de bas de page 1 | Oui tableau 3 note de bas de page 1 | Oui tableau 3 note de bas de page 1 | Oui tableau 3 note de bas de page 1 |
| Dépenses de fonctionnement et comptes créditeurs | Non tableau 3 note de bas de page 2 | Oui tableau 3 note de bas de page 2 | Oui tableau 3 note de bas de page 2 | Non tableau 3 note de bas de page 2 | Non tableau 3 note de bas de page 2 |
| Revenus et comptes débiteurs | Non | Non | Oui | Oui | Non |
| Salaires et avantages sociaux des membres | Oui tableau 3 note de bas de page 2 | Oui tableau 3 note de bas de page 2 | Non tableau 3 note de bas de page 2 | Non tableau 3 note de bas de page 2 | Non tableau 3 note de bas de page 2 |
| Salaires et avantages sociaux des employés de la fonction publique | Non tableau 3 note de bas de page 2 | Non tableau 3 note de bas de page 2 | Oui tableau 3 note de bas de page 2 | Oui tableau 3 note de bas de page 2 | Non tableau 3 note de bas de page 2 |
| Rapports financiers | Non tableau 3 note de bas de page 2 | Non tableau 3 note de bas de page 2 | Non tableau 3 note de bas de page 2 | Oui tableau 3 note de bas de page 2 | Non tableau 3 note de bas de page 2 |
| Immobilisations corporelles | Oui | Oui | Non | Non | Non |
| Paiements de transfert | Non | Non | Non | Oui | Non |
| Inventaire | Non | Non | Non | Oui | Non |
| Passif du régime de retraite | Oui tableau 3 note de bas de page 4 | Non | Non | Non | Non |
| Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers | Non tableau 3 note de bas de page 2 | Oui tableau 3 note de bas de page 2 | Non tableau 3 note de bas de page 2 | Non tableau 3 note de bas de page 2 | Non tableau 3 note de bas de page 2 |
Notes de bas de page du tableau 3
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