Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de la GRC pour l’exercice 2023-2024
Sur cette page
Liste des acronymes et abréviations
- GI
- information management
- GRC
- Gendarmerie royale du Canada
- TI
- information technology
Liste des tableaux
1. Introduction
Ce document fournit des informations sommaires sur les mesures prises par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne sur les rapports financiers, y compris des informations sur la gestion du contrôle interne, les résultats de l'évaluation et les plans d'action connexes.
Des informations détaillées sur les pouvoirs, le mandat et les principales responsabilités de la GRC figurent dans le Plan ministériel 2023-2024 et le Rapport ministériel sur les résultats 2023-2024.
2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers de la GRC
2.1 Gestion du contrôle interne
La GRC reconnaît l'importance de donner le ton depuis le sommet et de veiller à ce que le personnel à tous les niveaux comprenne son rôle dans le maintien d'un système efficace de contrôle interne sur les rapports financiers et soit bien équipé pour exercer ces responsabilités de manière efficace. Le cadre de gestion du contrôle interne de la GRC vise à garantir que les risques sont gérés par le biais d'un environnement de contrôle réactif et fondé sur le risque qui permet une amélioration et une innovation continues.
La GRC dispose d'une structure de gouvernance et de responsabilité bien établie pour soutenir les efforts d'évaluation de l'organisation et la surveillance de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion du contrôle interne de la GRC comprend les éléments suivants :
- Des structures de responsabilisation organisationnelle à l’appui d’une gestion financière saine, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs des principaux secteurs de responsabilité, en lien avec la gestion des contrôles internes;
- Les valeurs et l’éthique (la GRC a renouvelé ses valeurs grâce à des consultations en 2023-2024);
- La communication continue, y compris la formation sur les exigences prévues par la loi, les politiques et les procédures, pour la gestion et le contrôle des finances;
- Une équipe de contrôle interne centralisée, soutenue par des unités régionales au sein du portefeuille de la gestion d'entreprise, chargée de la documentation, de la conception et de l'efficacité opérationnelle du contrôle interne sur les rapports financiers, sous le dirigeant principal des finances; et
- La surveillance périodique de la gestion des contrôles internes et leur mise à jour régulière, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action connexes à la commissaire et à la haute direction par le biais de comités et, s’il y a lieu, au Comité ministériel d’audit.
Le Comité ministériel d’audit conseille la commissaire quant à pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de la GRC.
2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers
La GRC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui figurent dans ses états financiers, comme le présente les paragraphes suivants.
Dispositions relatives aux services communs
- Services publics et Approvisionnement Canada administre les éléments suivants :
- Le paiement des salaires et des avantages au moyen de deux systèmes de paye : le système Phénix pour les employés de la fonction publique et le Système de paye des membres pour les membres réguliers et les membres civils de la GRC;
- L’acquisition de biens et de services conformément à la délégation de pouvoirs de la GRC et la prestation de services de gestion des locaux;
- L’émission de paiements du receveur général et le traitement de règlements interministériels au nom de la GRC par l’entremise du Système normalisé des paiements.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit des services relatifs aux programmes d’assurance du secteur public pour les employés de la fonction publique de la GRC et administre de façon centralisée le paiement de la partie des cotisations de l’employeur pour les régimes d’avantages sociaux des employés (Régime de pension de retraite de la fonction publique, Régime d’assurance-emploi, Régime de pensions du Canada, Régime de rentes du Québec et Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique) pour la GRC.
- Le ministère de la Justice fournit à la GRC des services juridiques.
- Services partagés Canada offre à la GRC des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) dans les domaines des centres de données, des réseaux et des télécommunications.
Les annexes des ministères susmentionnées pourraient être examinées pour obtenir plus de renseignements sur les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services.
Dispositions particulières
- Services publics et Approvisionnement Canada, en vertu d’une entente sur les niveaux de service, fournit aux participants les services d’administration des pensions au jour le jour, y compris la détermination de l’admissibilité et le calcul des prestations de retraite, le soutien des centres d’appels, et fournir des renseignements aux participants et fournir des services de payes de retraite.
- Anciens Combattants Canada, par l’entremise d’un protocole d’entente, assure l’administration de certains programmes et services que la GRC doit offrir à ses membres, y compris les programmes de prestations de soins de santé et de pensions d’invalidité à la suite d’une maladie, d’une blessure ou d’un décès en lien avec le travail, conformément à la Partie II de la Loi sur la pension de retraite de la GRC et à la Loi sur les pensions. Anciens Combattants Canada offre aussi des services de soutien à la transition et de gestion des cas ainsi qu’un accès au réseau de cliniques pour traumatismes liées au stress opérationnel et au Service d’aide Anciens Combattants Canada pour les membres admissibles.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle durant l’exercice 2023-2024
Les tableaux suivants résument les domaines d'évaluation dans lesquels les contrôles clés ont été testés en 2023-2024.
| Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour l’exercice en cours État d’avancement | État d’avancement |
|---|---|
| Salaires et avantages sociaux des membres | Tests en cours; l'évaluation sera finalisée en 2024-2025 |
| Immobilisations corporelles tableau 1 note 1 | La description du processus est en cours d'actualisation; les essais devraient commencer en 2024-2025. |
| Contrôles généraux des technologies de l'information gérés par le ministère tableau 1 note 2 | Révision de la stratégie de test |
| Passifs au titre du régime de retrait | Les tests des contrôles clés sont terminés; aucune déficience de contrôle n'a été observée; le rapport sur les résultats finaux est achevé. |
Notes du tableau 1
|
|
| Processus d’affaire en gestion financière | Évaluation du risque et la documentation | Test d'efficacité de la conception et recommandations fournies au propriétaire du processus pour remédier à la situation | Test d'efficacité opérationnelle et recommandations au propriétaire du processus pour remédier à la situation |
|---|---|---|---|
| Gestion de projets (Biens Immobiliers) | Complété | Complété | Complété |
| Prévision des coûtsplété | Complété | Complété | Complété |
| Budgétisation et prévision | Complété | Complété | Complété |
| Soumissions au conseil du trésor et attestation par le dirigeant principal des finances | Complété | Complété | Complété |
| Planification des investissements | Complété | Complété | En cours |
| Gestion de projets (GI-TI) | Complété | En cours | En cours |
Quatre des six évaluations du contrôle interne en matière des processus de gestion financière en sont à la phase de suivi continu; les deux autres seront achevées au cours de la période 2024-2025.
Programme de surveillance continue
Les contrôles clés qui ont été testés (voir les deux tableaux précédents - Résultats de l'évaluation ministérielle) ont fonctionné comme prévu et aucune lacune importante n'a été constatée. En outre, la GRC a assuré le suivi des plans d'action de la direction des années précédentes pour veiller à ce que les risques identifiés soient atténués par les mesures mises en œuvre.
4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices subséquents
Le plan cyclique de surveillance continue de la GRC pour les cinq prochains exercices financiers est présenté dans le tableau ci-dessous. Le plan de surveillance continue repose sur les éléments suivants :
- La validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé;
- La disponibilité des ressources;
- Les rajustements connexes au plan de surveillance continu, s’il y a lieu.
Certains contrôles clés sont évalués aux deux ans en raison de leur envergure (nombre de sous-processus) et de leur complexité.
En plus du plan de surveillance continue, la GRC effectuera une évaluation complète des risques de ses contrôles internes sur les processus de gestion financière, qui sera achevée en 2024-2025. À l'issue de cette évaluation, les processus de gestion financière seront ajoutés au plan de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles à tour de rôle en fonction du risque.
| Secteurs de contrôle clés | 2024-2025 | 2025-2026 | 2026-2027 | 2027-2028 | 2028-2029 |
|---|---|---|---|---|---|
| Contrôles au niveau des entités | Non | Oui tableau 3 note 3 | Oui tableau 3 note 3 | Oui tableau 3 note 3 | Oui tableau 3 note 3 |
| Contrôles informatiques généraux gérés par l’organisation | Oui tableau 3 note 1 | Oui tableau 3 note 1 | Oui tableau 3 note 1 | Oui tableau 3 note 1 | Oui tableau 3 note 1 |
| Dépenses de fonctionnement et comptes créditeurs tableau 3 note 4 | Oui | Oui | Non | Non | Oui |
| Revenus et comptes débiteurs | Non | Oui | Oui | Non | Non |
| Salaires et avantages sociaux des membres | Oui | Non | Non | Non | Oui |
| Salaires et avantages sociaux des employés de la fonction publique | Non | Oui | Oui | Non | Non |
| Rapports financiers | Non | Non | Oui | Non | Non |
| Immobilisations corporelles | Oui | Oui | Non | Non | Non |
| Paiements de transfert | Non | Non | Oui | Non | Non |
| Inventaire | Non | Non | Oui | Non | Non |
| Passif du régime de retraite | Non | Non | Non | Oui | Non |
| Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers | Oui | Non | Non | Non | Oui |
| Plan cyclique de surveillance continue contrôles internes en matière des processus de gestion financière | |||||
| Gestion financière | Non | À déterminer tableau 3 note 2 | À déterminer tableau 3 note 2 | À déterminer tableau 3 note 2 | À déterminer tableau 3 note 2 |
Notes du tableau 3
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