Examen des modifications apportées aux politiques du Manuel des uniformes et tenues

Contexte

La GRC fournit aux membres les articles d’uniforme réglementaires qui sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions; les membres en font usage adapté à la nature des besoins opérationnels et des exigences en matière de santé et de sécurité.

Les directives concernant les uniformes se trouvent dans le Manuel des uniformes et tenues. Les chapitres 2 à 8 sont du ressort du Programme Uniformes et Équipement, qui relève de Gestion générale et Contrôle. Le chapitre 1 est du ressort du sergent-major du corps, qui, avec l’appui des sous-officiers brevetés, fournit des instructions en matière d’apparence afin que les membres observent les directives relatives à la tenue vestimentaire, aux protocoles de cérémonie et aux événements à caractère national.

En novembre 2020, le commissaire a convenu avec la Fédération de la police nationale d’accorder aux membres la possibilité de d’acheter et de se faire rembourser le pantalon cargo de leur choix. De plus, le montant remboursable pour l’achat de bottes a été augmenté. La modernisation de l’uniforme suit son cours, notamment grâce à l’initiative d’actualisation de la chemise de service de l’uniforme.

Pourquoi c’est important

À mesure qu’évolue l’environnement dans lequel la police travaille, la GRC doit s’adapter à de nouveaux défis et impératifs pour remplir son mandat et promouvoir la diversité de son effectif. Les risques associés à la sécurité du policier et du public doivent être pris en compte.

Objet et portée de l’Examen

L’Examen s’est penché sur les contrôles visant les changements apportés au Manuel des uniformes et tenues et a évalué l’incidence des risques connexes pour la GRC, notamment ceux liés à l’usurpation d’identité ceux pesant sur la sécurité du policier et du public.

Il s’est porté sur les conséquences des changements et de leur mise en œuvre au cours de la période comprise entre le 1er avril 2019 au 31 décembre 2021.

Constatations

• Bien que des processus soient en place pour la distribution, le remboursement et la réforme des articles d’uniforme, ils ne sont pas uniformément suivis. Resserrer les activités de contrôle du processus de remboursement et clarifier les exigences en matière de mise au rebut favoriseraient l’application des politiques concernant l’uniforme.
• Les chefs de service et les commandants divisionnaires n’appliquent pas systématiquement les normes en matière d’uniforme et font l’achat d’articles non approuvés. Il y aurait lieu de favoriser une plus stricte application du Manuel des uniformes et tenues.
• Les membres sont mécontents de la lenteur du processus de modernisation en ce qui concerne la chemise de service de l’uniforme, et la mise à jour de septembre 2022 n’a pas annoncé les dates d’achèvement espérées.
• [CAVIARDÉ]
• Il y a lieu de songer aux moyens d’assurer un respect plus strict du Manuel des uniformes et tenues tout en fournissant aux membres de la GRC des uniformes fonctionnels qui répondent à leurs besoins variés au regard du confort, de la santé et de la sécurité.

Prochaines étapes

La réponse de la direction au présent rapport et son plan d’action connexe témoignent de la détermination des cadres supérieurs à donner suite aux conclusions et recommandations découlant de l’examen. Le service de Vérification interne de la GRC et le Comité ministériel de vérification de la GRC surveilleront la mise en œuvre du plan d’action et réalisera un examen complémentaire au besoin.

Recommandations

La GRC devrait :

1. Relativement au Règlement de la GRC :
   1. [CAVIARDÉ] déterminer, compte tenu de la nécessité pour les membres de disposer des articles d’uniforme requis pour accomplir leur travail, quelles options peuvent être envisagées pour régler la question des remboursements.
   2. Formuler, dans le cadre d’une démarche progressive axée sur les risques, les options à court et à long terme qui peuvent être envisagées pour harmoniser les politiques avec le Règlement de la GRC.
2. Analyser avec soin les factures et les relevés de cartes d’achats afin de déterminer le volume des articles d’uniforme et d’équipement non approuvés qui ont été achetés, et élaborer une stratégie d’atténuation des risques en conséquence.
3. Revoir les pratiques organisationnelles actuelles en vue de renforcer les politiques relatives à l’uniforme tout en tenant compte des besoins des membres réguliers au regard de l’équité, de la diversité et de l’inclusion, et cela afin :
   1. d’assurer le respect des droits et des pouvoirs financiers délégués relatifs au remboursement et à l’achat d’articles d’uniforme;
   2. de garantir que les membres respectent les exigences liées à l’uniforme, et ainsi d’assurer que, partout au pays, les membres de la GRC affectés aux services généraux portent le même uniforme;
   3. [CAVIARDÉ]

Contexte de l’examen

• Le commissaire a approuvé la conduite d’une vérification du Programme Uniformes et Équipement dans le cadre du plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques 2020-2025.
• À la lumière du travail accompli par l’équipe de vérification interne au cours des étapes de la planification et de la réalisation, il a été décidé qu’un examen serait plus approprié qu’une vérification (audit) pour fournir à la haute direction une information factuelle et utile sur les changements apportés aux politiques concernant les uniformes.
• Compte tenu des risques et des préoccupations organisationnelles liés à l’uniforme qui ont été relevés au début de l’étape de la réalisation, en juillet 2022, le dirigeant principal de la Vérification et de l’Évaluation a choisi de procéder à un examen plutôt qu’à une vérification, en conséquence de quoi le titre de la mission a été changé pour celui d’« Examen des modifications apportées aux politiques du Manuel des uniformes et tenues ».
• L’Examen vise à fournir à la haute direction une évaluation des contrôles en place et de l’incidence des risques associés aux changements apportés au Manuel des uniformes et tenues.

Approche

Analyse d’échantillon

Dans le cadre de l’Examen a été analysé un échantillon de 150 transactions liées aux uniformes dans les divisions E, J, G et O. Ce nombre se ventile comme suit :

• 50 transactions effectuées sur le portail du Système de gestion des dépenses globales et des actifs (système TEAM) – Système de commande en ligne du Programme Uniformes et Équipement
• 70 transactions effectuées sur le portail TEAM – Voyage et frais – Demande de remboursement
• 30 transactions effectuées à l’aide de cartes d’achats ou ayant donné lieu à l’émission d’une facture (facture ponctuelle ou liée à un contrat)

Énoncé de conformité

La mission d’examen est conforme aux normes applicables du Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l’Institut des auditeurs internes et de la Directive sur la vérification interne du Conseil du Trésor, comme en font foi les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Aperçu de l'uniforme

• La GRC fournit aux membres les articles d’uniforme approuvés qui sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Les membres portent ceux-ci conformément aux exigences liées aux besoins opérationnels, à la santé et à la sécurité ainsi qu’à la promotion d’un effectif inclusif et diversifié.
• La GRC distribue des articles d’uniforme à plus de 19 000 membres affectés dans plus de 700 détachements aux quatre coins du pays. Les membres, dont les besoins diffèrent, doivent intervenir dans toutes sortes d’environnements opérationnels, ce qui nécessite, pour ce qui est des uniformes, de prendre en compte la diversité des caractéristiques géographiques, du climat et des conditions environnantes, par exemple celles liées au fait de se trouver en région éloignée, dans un lieu isolé ou en milieu urbain.
• Lorsqu’ils remplissent des fonctions de première ligne, les membres réguliers portent la tenue de service, aussi appelée « uniforme des services généraux ». Celui-ci comprend une coiffure, une chemise, un pantalon bleu avec bande jaune, des bottes, un ceinturon de service avec outils d’intervention, un gilet pare-balles souple et une veste ou un manteau.
  • Font partie des outils d’intervention qui peuvent être attachés au ceinturon de service : pistolet, chargeurs, aérosol capsique (gaz poivré), bâton, menottes, trousse de naloxone, couteau pliant, poste radio portatif, lampe de poche.
• La GRC fournit aussi aux membres un uniforme de cérémonie, la tunique rouge.

Comme l’environnement dans lequel travaille la police change continuellement, la GRC est dans l’obligation, pour remplir son mandat, de s’adapter à de nouvelles exigences et difficultés et, pour répondre aux besoins des membres, de moderniser les articles d’uniforme.

Rôles et responsabilités

Commissaire

• Agir comme autorité de dernière instance eu égard aux questions relatives à l’uniforme distinctif de la GRC, comme le prévoit le Règlement de la GRC (2014).

Comité et Sous-comité des uniformes et de l’équipement

• Soutenir les opérations en procédant à l’évaluation diligente des présentations concernant les besoins opérationnels liés aux uniformes et à l’équipement.

Fédération de la police nationale

• Fournir des services de représentation afin de faire valoir et d’élargir les droits des membres de la GRC partout au pays.

Sergent-major du corps

• Centre de décision responsable du chapitre 1. Manuel des uniformes et tenues.
• Chef du Programme des sous-officiers brevetés
• Avec le soutien des sous-officiers brevetés, fournir des éclaircissements sur l’uniforme et l’apparence, les questions relatives à la tenue réglementaire et les protocoles de cérémonie.

Sous-officiers brevetés

• Assurer la liaison et tenir un rôle consultatif auprès des commandants divisionnaires pour le compte des membres et de la Direction générale.
• Soutenir les initiatives de sensibilisation, de mobilisation et de modernisation.

Programme Uniformes et Équipement (relevant de Gestion générale et Contrôle)

• Centre de décision responsable des chapitre 2.-8. Manuel des uniformes et tenues.
• Être responsable de la conception des articles d’uniforme, de leur entreposage, des mesures d’assurance qualité qui s’y rapportent et de leur distribution aux membres.
• Assurer le bon fonctionnement du Système de commande en ligne, dans TEAM, pour permettre aux membres de commander des articles d’uniforme de la GRC.

Action, Innovation et Modernisation

• Soutenir le sergent-major du corps et le Programme Uniformes et Équipement dans la mise à jour du Manuel des uniformes et tenues.
• Effectuer une analyse comparative entre les sexes plus des projets de modernisation de l’uniforme.
• Examiner, dans une visée de modernisation, les propositions et commentaires sur les articles d’uniforme que les employés ont transmis via la Boîte à suggestions.

Commandants divisionnaires

• Émettre des directives concernant la tenue vestimentaire appropriée aux cérémonies et aux activités de mobilisation communautaire.

Chefs de service/superviseurs

• Informer les membres des articles d’uniforme nécessaires à leurs fonctions.
• Employer les outils et processus qui conviennent pour garantir la conformité aux politiques et sanctionner les cas de non-conformité.
• Réformer les articles d’uniforme qui sont devenus inutilisables.
• Approuver les achats d’articles d’uniforme destinés aux membres conformément aux dispositions du Manuel des uniformes et tenues et des politiques financières.

Membres

• Se conformer aux politiques.

Modernisation: Chronologie des changements

La frise chronologique ci-dessous mentionne les événements charnières qui, dans l’histoire de la GRC, ont conduit à modifier les politiques en un sens favorable à la modernisation. On note peu de changements significatifs avant 2010.

1974

Première troupe de femmes (32) à être assermentées comme membres de la GRC.

1990

Changement de politique : Modification aux politiques pour permettre le port du turban avec l’uniforme. La décision, contestée devant les tribunaux, est confirmée par la Commission des droits de la personne et la Cour suprême du Canada.

2010

Changement de politique : Manuel des uniformes et tenues – chapitre 5. Remboursement des bottes et des gants.

2016

Changement de politique : Manuel des uniformes et tenues – chapitre 1. Membres autorisées à commander et à porter un hijab.

2017

Les membres retirent la bande jaune de leur pantalon d’uniforme pendant le service afin de signifier leur mécontentement à l’égard de leur solde. La haute direction donne instruction aux superviseurs de ne pas sévir.

2018

Le groupe Action, Innovation et Modernisation se voit chargé par le commissaire de soutenir et de coordonner la modernisation de l’uniforme afin d’honorer les engagements pris dans le cadre de la Vision150.

2019

Changement de politique : Manuel des uniformes et tenues – chapitre 1. Élargissement de la gamme d’articles faisant partie de l’uniforme (par exemple dastaar, kippa). Modernisation des normes applicables aux uniformes et à l’apparence, et abandon des termes désuets et des tournures genrées.

Un sondage national sur les uniformes est réalisé auprès des membres de première ligne pour savoir s’ils sont satisfaits de leur uniforme et pour connaître les changements qu’ils souhaiteraient voir opérer pour en accroître l’efficacité. Vingt pour cent des suggestions faites dans la Boîte à suggestions de la GRC portaient sur l’uniforme et l’équipement.

2020

Changement de politique : Manuel des uniformes et tenues – chapitre 5. Remboursement du pantalon cargo et augmentation du montant remboursable pour l’achat de bottes.

Signature d’un protocole d’accord entre le commissaire de la GRC et le président de la Fédération de la police nationale visant le remboursement du pantalon cargo et l’augmentation du montant remboursable pour l’achat de bottes.

En novembre est lancé le projet pilote sur la chemise de service de l’uniforme, qui vise à évaluer les nouvelles exigences liées à l’ajustement, à l’efficacité et à la couleur de la chemise de service.

2021

Changement de politique : Manuel des uniformes et tenues – chapitre 5. augmentations du montant remboursable pour l’achat de gants.

Signature d’un protocole d’entente entre la GRC et la Fédération de la police nationale pour modifier les modalités du remboursement lié à l’achat de gants.

2022

[CAVIARDÉ]

Lancement du projet pilote visant à mettre à l’essai, à l’interne, des prototypes de chemise de service; achèvement de l’essai prévu d’ici la fin de 2024.

Modernisation – Pantalon cargo et bottes réglementaires

La modernisation de l’uniforme est un engagement pris dans le cadre de la Vision150 auquel les membres accordent une grande importance. La GRC, qui se veut un service de police moderne, reconnaît que les uniformes doivent être adaptés à l’environnement opérationnel ainsi qu’aux besoins variés des membres en matière de confort, de protection, de sécurité du policier et d’inclusion, tout en perpétuant les riches traditions de la GRC.

La GRC et la Fédération de la police nationale ont conclu un protocole d’accord le 30 octobre 2020 afin de permettre aux membres d’acheter le pantalon cargo et les bottes réglementaires de leur choix, sous certaines conditions, notamment en matière de remboursement. Cette décision conjointe visait à répondre au besoin des membres d’avoir un uniforme moderne de première ligne dont le caractère fonctionnel et l’ajustement sont améliorés.

Le commissaire a déclaré que ce nouveau droit de remboursement était dans l’intérêt des membres de première ligne, et il a reconnu que bon nombre de membres, auparavant, payaient de leur poche l’achat de ces articles d’uniforme. Le protocole d’accord :

• a été conclu sur la base du principe que les questions entourant le pantalon cargo et les bottes réglementaires étaient considérées comme résolues et devaient être écartées des discussions tenues dans le cadre du processus de négociation collective;
• prévoyait que la révision du Manuel des uniformes et tenues serait terminée au plus tard en novembre 2020 et comportait une annexe qui énonçait les droits de remboursement, donnait des instructions relatives à l’utilisation du portail TEAM et du formulaire 1393 (Demande d’indemnité) pour faire une demande de remboursement, et précisait les critères applicables à l’achat de pantalons cargos et de bottes réglementaires dans le commerce.

Les articles 5.3. (pantalon cargo) et 5.4. (bottes réglementaires) du chapitre 5. Manuel des uniformes et tenues ont été modifiés pour rendre compte des droits et critères de remboursement qui ont été convenus à l’annexe du protocole. À l’annexe B figure la liste des modifications convenues.

Le protocole d’accord indiquait en outre que la GRC et la Fédération de la police nationale avaient convenu de réexaminer les modifications douze mois après la date de publication de la version révisée de la politique.

L’analyse produite pour les besoins de cet engagement livre de précieux renseignements pouvant servir à l’examen exigé du protocole signé le 30 octobre 2020.

Autorisation d’effectuer des remboursements

Le Règlement de la GRC attribue au commissaire le pouvoir de distribuer des pièces de vêtement faisant partie de l’uniforme de services généraux.

Tous les articles restent la propriété de l’État et doivent être adéquatement protégés jusqu’à ce qu’ils soient mis au rebut conformément au Règlement et aux directives de la GRC.

• Sur décision prise par le commissaire et la Fédération de la police nationale en novembre 2020, le chapitre 5. Manuel des uniformes et tenues autorise les chefs de service à approuver, sous réserve des critères et droits de remboursement applicables, l’achat et le remboursement de pantalons cargos, de bottes et de gants.
  • La modification de la politique a la faveur des membres. Les chefs de service interrogés ont déclaré que les membres étaient heureux de pouvoir acheter des articles dans le commerce et qu’ils étaient en mesure d’acheter les vêtements qui, pour ce qui est du confort et de l’ajustement, sont les mieux adaptés à leurs fonctions opérationnelles et à leurs conditions de travail.
• [CAVIARDÉ]
• La GRC évalue les options dont elle dispose pour s’assurer que l’organisation agit dans les limites des pouvoirs qui sont les siens.

Modernisation – Vision150 et au-delà

Le chapitre 1. Manuel des uniformes et tenues, Uniforme et apparence, a été mis à jour en 2019 de manière à en supprimer ce qui constituait des obstacles pour divers groupes tout en maintenant l’apparence professionnelle des membres et en procurant une sécurité accrue. Action, Innovation et Modernisation a dirigé la révision du chapitre 1 afin d’assurer que les facteurs relevés par l’analyse comparative entre les sexes ont été pris en compte.

La modernisation des uniformes est en cours, comme en témoigne le projet pilote sur la chemise de service de l’uniforme que Action, Innovation et Modernisation mène actuellement pour le compte du Programme Uniformes et Équipement.

• Au départ était envisagé, pour le projet pilote, que les membres achètent leur chemise de service dans le commerce, avec possibilité de remboursement. Il est ressorti des discussions menées en octobre 2021 qu’il était important et préférable que la GRC ait directement accès aux chemises. Il a été déterminé que le fait de confier la fourniture des chemises au Programme Uniformes et Équipement se révélerait globalement plus efficace, permettrait d’offrir une grande variété de tailles et garantirait l’uniformité des chemises en ce qui a trait aux couleurs, fixées normativement par le Programme Uniformes et Équipement. De plus, le recours au Système de commande en ligne du Programme Uniformes et Équipement assurerait la mise en place de meilleurs contrôles, permettrait de surveiller la fourniture des articles et de réduire le risque qu’un imposteur se fasse passer pour un policier de la GRC.
• Dans le cadre du projet pilote en cours, des membres de partout au pays, aux caractéristiques diverses, ont été sélectionnés au printemps 2023 pour porter et évaluer les prototypes de chemise.

Les membres interrogés ont fait savoir à l’équipe d’examen qu’ils étaient mécontents du rythme auquel s’effectuait la modernisation de la chemise de service de l’uniforme ainsi que du manque d’informations communiquées sur les progrès accomplis. Les mises à jour n’ont pas été régulières durant la conduite du projet pilote, et la mise à jour diffusée en septembre 2022 ne précise aucune date d’achèvement ni n’indique comment se fera le choix de la chemise, deux questions qui, au dire des chefs de service, intéressent particulièrement les membres.

L’équipe d’examen a fait remarquer que le projet de Gestion du cycle de vie des biens et du matériel était en voie de réalisation. Ce projet comprend une stratégie de communication qui vise à accroître la transparence et à remédier au manque d’informations transmises aux membres par la publication de mises à jour sur Infoweb en sus de la diffusion des communiqués nationaux.

Tandis que la modernisation se poursuit, il devient nécessaire de fournir des mises à jour aux membres afin de les tenir au courant des progrès accomplis par la GRC dans l’entreprise de modernisation de l’uniforme. Il se peut que les membres aient l’impression de ne pas être entendus, ce qui peut les motiver à acheter des articles non approuvés par leurs propres moyens ou par l’entremise de leur chef de service, comme cela était d’usage pour l’achat de pantalons cargos avant la mise à jour des politiques du Manuel des uniformes et tenues.

Tendances – Fourniture et remboursement

L’article 5.1.1. du chapitre ִ 5. Manuel des uniformes et tenues, Commande et fourniture d’articles, dispose que les services et les membres se voient fournir tous les articles d’uniforme et d’équipement essentiels qui leur sont nécessaires pour s’acquitter de leurs fonctions et responsabilités, dans la mesure où les besoins existants, les fonctions à accomplir, l’état des stocks, les fonds disponibles et autres restrictions le permettent.

• Le chapitre 5 précise les articles qui doivent être commandés à l’aide du Système de commande en ligne.
• Les pantalons cargos, les bottes réglementaires d’été et d’hiver ainsi que les gants résistants aux entailles peuvent aussi être achetés dans le commerce et faire l’objet d’une demande de remboursement présentée au moyen du portail TEAM.
• Les graphique 1 et 2 indiquent que 95 % des articles d’uniforme et d’équipement fournis ont été commandés à l’aide du Système de commande en ligne, et que ces articles représentent 79 % des dépenses.

• L’équipe d’examen a noté qu’il n’y avait dans le portail TEAM aucun champ où pouvait être entrée la quantité des articles remboursés.
• Pour cette raison, la GRC n’est pas en mesure de déterminer avec exactitude le nombre de pantalons cargos, de paires de bottes et de paires de gants ont été achetés.
• L’équipe d’examen a estimé le nombre d’articles commandés à l’aide du portail TEAM en se fondant sur le montant que totalisaient les transactions de remboursement.
• Les graphiques 1 et 2 indiquent que les 5 % des articles d’uniforme et d’équipement qui ont été achetés sont imputables aux changements apportés aux politiques du Manuel des uniformes et tenues, et que ces articles représentent 21 % des dépenses.

Tendances – Bottes, pantalons cargos et gants

Après les modifications apportées au MUT en novembre 2020, on note une diminution du nombre de transactions effectuées à l’aide du Système de commande en ligne pour l’acquisition de pantalons cargos, de bottes et de gants. Les graphiques 3 et 4 indiquent que la quantité de pantalons cargos, de bottes et de gants achetés dans le commerce et ultérieurement remboursés a considérablement augmenté à partir du quatrième trimestre de 2021. Cela peut être dû à :

• une augmentation, elle-même attribuable à l’entrée en vigueur de la nouvelle politique en matière de remboursement, du nombre de membres qui achètent des pantalons cargos dans le commerce;
• une augmentation du nombre de membres qui achètent des bottes réglementaire, augmentation elle-même attribuable au relèvement des droits de remboursement (200 $ pour des bottes d’été, 300 $ pour des bottes d’hiver) ainsi qu’à la possibilité de demander le remboursement combiné de bottes d’été et de bottes d’hiver, jusqu’à un maximum de 500 $, ainsi qu’il a été convenu dans le protocole d’accord.

Tendances – Bottes, pantalons cargos et gants

S’appuyant sur les données qui figurent dans le tableau 2, à la page suivante, l’équipe d’examen a observé ce qui suit :

Bottes

• Le nombre de membres ayant acheté des bottes dans le commerce est plus élevé que celui des membres qui se les sont procurées au moyen du Système de commande en ligne.
• Le montant moyen qui est remboursé pour des bottes achetées dans le commerce est 52 % plus élevé que le coût de bottes acquises par le truchement du Système de commande en ligne.
• La plupart des remboursements effectués pour l’achat de bottes ne dépassent pas la limite maximale du montant remboursable.

Pantalons cargos

• Le nombre de membres ayant acheté un pantalon cargo dans le commerce est plus élevé que celui des membres qui se le sont procuré au moyen du Système de commande en ligne.
• Le montant moyen qui est remboursé pour un pantalon cargo acheté dans le commerce est 173 % plus élevé que le coût d’un pantalon cargo acquises par le truchement du Système de commande en ligne.
• La plupart des remboursements effectués pour l’achat d’un pantalon cargo ne dépassent pas la limite maximale du montant remboursable.

Gants

• Le nombre de membres ayant acheté des gants résistants aux entailles dans le commerce est moins élevé que celui des membres qui se les sont procurés au moyen du Système de commande en ligne.
• Le montant moyen qui est remboursé pour des gants achetés dans le commerce est 27 % plus élevé que le coût de gants acquis par le truchement du Système de commande en ligne.
• [CAVIARDÉ]

Gouvernance

À l’époque où l’Examen a été mené, les statuts du Comité des uniformes et de l’équipement et du Sous-comité des uniformes et de l’équipement étaient en voie de rédaction, du travail restant à faire pour en définir le mandat et le champ d’action ainsi que pour les arrimer aux structures de gouvernance existantes de la GRC. Le projet de gestion du cycle de vie des biens et du matériel (GCBM) était aussi en cours.

Système de commande en ligne – Conformité

L’équipe d’examen a constaté qu’un processus était en place pour la fourniture d’articles d’uniforme au moyen du Système de commande en ligne, et que ce processus était généralement suivi.

Le Manuel des uniformes et tenues donne aux chefs de service le pouvoir d’approuver les articles d’uniforme destinés aux employés qui relèvent d’eux. Les articles fournis aux employés demeurent la propriété de l’État. Les chefs de service doivent exercer leurs pouvoirs délégués conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques. Le Manuel des uniformes et tenues dispose que les membres sont tenus de commander les articles d’uniforme associés à leur code de fonction au moyen du Système de commande en ligne du Programme Uniformes et Équipement.

Les personnes interrogées ont déclaré que, dans l’ensemble, le processus fonctionnait bien et était efficace et rapide.

Le tableau 3 présente les résultats de l’analyse d’un échantillon de 50 transactions effectuées à l’aide du Système de commande en ligne.

S’appuyant sur les résultats de l’analyse de conformité de l’échantillon, présentés dans le tableau 3, l’équipe d’examen a noté ce qui suit :

• Des contrôles sont en place pour empêcher qu’un membre fasse un achat dont la valeur excède la limite prévue. S’il est possible de faire plusieurs fois l’achat d’un même article, c’est pour permettre aux membres de remplacer les articles perdus ou endommagés avant la fin de leur cycle de vie. Dans 4 cas, le membre a été autorisé à acheter des articles dont la valeur dépassait la limite prévue (bottines, mitaines pour climat arctique, insignes d’épaule et chaussettes légères).
• Dans 2 cas, la preuve de l’approbation donnée au titre de l’article 32 Loi sur la gestion des finances publiques faisait défaut. Ces commandes ont été passées au moyen d’un formulaire papier qui contenait l’approbation au titre de l’article 32 Loi sur la gestion des finances publiques; comme la durée de conservation des documents prévue dans la politique du Programme Uniformes et Équipement est de deux ans, il n’a pas été possible d’examiner ces formulaires.

Remboursement – Conformité

L’équipe d’examen a constaté qu’un processus était en place pour l’approbation et le remboursement des bottes, du pantalon cargo et des gants, mais que ce processus n’était pas uniformément mis en application.

• Dans le tableau 4 figurent les résultats de l’analyse d’un échantillon de 70 transactions de remboursement effectuées au moyen du portail TEAM; de ce nombre, 30 concernaient des bottes, 35 un pantalon cargo et 5 des gants.

S’appuyant sur les résultats de l’analyse de conformité de l’échantillon, présentés dans le tableau 4, l’équipe d’examen a noté ce qui suit :

• Seulement 4 % (3 sur 70) des transactions de remboursement étaient conformes à toutes les exigences, lesquelles portent sur les dépenses remboursables, les approbations financières et les pièces justificatives.
• Ayant relevé les transactions non conformes au processus de remboursement et aux exigences financières, l’équipe d’examen a noté ce qui suit :
  • Deux (2) transactions concernaient un remboursement fait en double (bottes et pantalon cargo).
    • En analysant la totalité des transactions de remboursement, l’équipe d’Analyse des données du service Vérification interne, Évaluation et Examen a trouvé 7 autres cas où le membre s’est vu rembourser pour un seul et même achat.
  • [CAVIARDÉ]
    • Tous les remboursements effectués pour des bottes respectaient les limites de remboursement établies. Cependant, les 5 transactions concernant des gants et 12 de celles concernant un pantalon cargo dépassaient la limite maximale des droits de remboursement prévue dans le Manuel des uniformes et tenues.
  • [CAVIARDÉ]
  • Aucune des transactions concernant des bottes ou des gants ne s’appuyait sur un dossier contenant suffisamment d’information pour permettre de déterminer si l’article acheté dans le commerce satisfaisait aux critères du chapitre 5. Manuel des uniformes et tenues. L’information figurant sur les reçus d’achats de bottes et de gants est minimale et ne permet pas au chef de service d’en constater la conformité aux critères du Manuel des uniformes et tenues.
    • Sur trois (3) reçus figurait une information limitée, tandis que la plupart des transactions concernant des pantalons cargos, dans l’échantillon analysé, visaient des pantalons de marque 5.11, qui répondent aux spécifications du Manuel des uniformes et tenues.

Les chefs de service qui ont été interrogés avaient connaissance de leurs pouvoirs financiers et des droits de remboursement des membres. Ils ont toutefois fait remarquer que l’ampleur de leurs tâches opérationnelles leur laissait peu de temps pour prendre connaissance des modifications apportées aux politiques.

[CAVIARDÉ]

[CAVIARDÉ]

Risques liés au remboursement

La GRC est responsable des articles qu’elle achète et de ceux qu’elle rembourse aux membres. [CAVIARDÉ] il existe un risque que les critères de rendement du Manuel des uniformes et tenues ne soient pas respectés, ce qui peut avoir une incidence sur la santé et la sécurité des policiers, et que la GRC voie sa responsabilité civile engagée en cas d’incident critique.

Même si les membres sont aptes à choisir des bottes qui répondent à leurs besoins, il existe un risque que celles qu’ils portent, bien que confortables, ne satisfassent pas aux normes de rendement du Manuel des uniformes et tenues, car les chefs de service ne peuvent pas confirmer, uniquement à partir du reçu, que les bottes achetées répondent aux critères énoncés dans la politique.

• D’après les fiches de rendement annuel en matière de sécurité produites par Santé et Sécurité au travail, les chutes accidentelles forment depuis 2017 l’une des six sources les plus fréquentes de blessure dans toutes les divisions. Malheureusement, les données de Santé et Sécurité au travail ne précisent pas le type de bottes que portait le membre lors de l’accident, de sorte qu’il n’est pas possible de savoir si les bottes en question ont été achetées dans le commerce ou si les blessures causées leur sont attribuables.

Il existe en outre un risque que les membres n’aient pas tous un égal accès au remboursement d’articles d’uniforme selon le détachement où ils travaillent. Il peut arriver, dans les petits détachements, que les droits de remboursement ne soient pas approuvés par simple manque de fonds. Des membres d’un détachement de la Division G ont indiqué que les commandes passées à l’aide du Système de commande en ligne pouvaient ne pas être approuvées pour des raisons budgétaires, et ce même lorsque l’article remplacé n’est plus utilisable.

Articles non stockés

« Fourniture d’uniforme – articles non stockés » est une catégorie de dépenses, dans le portail TEAM, pour les demandes de remboursement qui visent des articles dont l’achat est approuvé à l’échelle locale par référence aux codes de fonction, mais qu’il n’est pas possible d’acquérir au moyen du Système de commande en ligne. Par exemple, les motocyclistes (code de fonction 264) peuvent acheter des articles particuliers dans un commerce local.

• La politique de remboursement permettait aux membres de faire des demandes de remboursement pour un pantalon cargo, des bottes et des gants sous la catégorie « Fourniture d’uniforme – articles non stockés », ce qui n’est plus possible depuis la création, dans TEAM, d’une catégorie distincte pour chaque type d’article.

L’équipe d’examen a étudié l’historique d’achats de chacun des membres faisant partie de l’échantillon de 70 transactions de remboursement afin de déterminer si l’emploi de la catégorie « Fourniture d’uniforme – articles non stockés » était conforme aux exigences du Guide de commande du Programme Uniformes et Équipement. Il est ressorti de l’étude :

• que cette catégorie était utilisée pour le remboursement d’articles non approuvés, aussi bien avant qu’après la révision de la politique;
• que 26 des 70 (37 %) transactions analysées consistaient en des remboursements d’articles non approuvés tels que des chemises de service bleu marine, des vestes, des ceinturons de service, des chaussures de course, des verres fumés, des sacs à dos et des casquettes;
• que 4 membres se sont fait rembourser un pantalon à bandes jaunes qui a été acheté dans le commerce avant la révision de la politique.

Le tableau 5 rend compte de l’utilisation de la catégorie « Fourniture d’uniforme – articles non stockés » pendant la période étudiée.

• En 2019-2020, la catégorie a été employée pour des bottines, des bottes d’hiver et des gants résistants aux entailles achetés dans le commerce.
• En 2020-2021, la catégorie englobait les pantalons cargos pour le 3e trimestre (novembre) en raison de la révision de la politique, ce qui peut expliquer l’augmentation du nombre et de la valeur cumulée des transactions effectuées.
• Au cours du 3e trimestre de 2020-2021 (décembre), des catégories distinctes ont été créées pour le pantalon, les bottes et les gants, ce qui peut expliquer la diminution du nombre de transactions effectuées.

Il n’est pas possible d’obtenir des données détaillées sur les achats autrement qu’en examinant les reçus joints à la demande de remboursement dans le portail TEAM, ce qui rend [CAVIARDÉ]. Malgré une baisse du recours à la catégorie « Fourniture d’uniforme – articles non-stockés » en 2021-2022, il existe un risque qu’elle continue à être utilisées pour des articles non approuvés.

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Sommaire des risques – Avant et après les modifications apportées à la politique de remboursement

Le Système de commande en ligne est doté de contrôles de système (installation achevée en 2014) qui contribuent à garantir la conformité au Manuel des uniformes et tenues et aux autorisations financières.

Le risque d’imposture existait avant que la politique soit modifiée. Bien que la GRC ne puisse pas empêcher que des tiers fassent un mauvais usage des articles d’uniforme, il est important que soient mis ou maintenus en place des contrôles propres à réduire les risques contre lesquels la GRC peut faire quelque chose.

Achats effectués par les chefs de service

Les chefs de service n’ont pas le pouvoir d’acheter des articles d’uniforme directement auprès de fournisseurs ou de détaillants sans avoir reçu des indications du Programme Uniformes et Équipement et l’approbation du centre de décision responsable de la politique, à la directeur général, sauf pour ce qui est des bottes réglementaires, du pantalon cargo et des gants résistants aux entailles. Des processus sont en place pour les commandes d’articles faits sur mesure que la GRC ne garde pas en stock.

• Dans le système TEAM, parmi les catégories de dépense pour l’uniforme figure celle des achats d’effets et de pièces d’équipement non stockés.
  • Le Programme Uniformes et Équipement peut approuver de tels achats lorsqu’il s’agit d’articles faits sur mesure, d’articles non stockés ou lorsque des motifs opérationnels l’exigent
  • Les chefs de service paient directement aux fournisseurs et détaillants certains de ces achats au moyen de cartes d’achat et de factures en puisant dans leurs fonds budgétaires.
• Le graphique 5 montre que la valeur totale des achats effectués à l’aide de cartes d’achat et de factures (12 783 851 $) était supérieure à celle des articles acquis au moyen du Système de commande en ligne (12 540 915 $).
• L’équipe d’examen a analysé un échantillon de 30 transactions effectuées par cartes d’achat et factures afin de vérifier si les catégories utilisées concernaient des achats approuvés. Les résultats de l’analyse indiquent que les chefs de service ont acheté :
  • des articles d’uniforme non approuvés;
  • des pièces d’équipement (par exemple étuis, porte-chargeurs, veste porte-explosifs) sans approbation dûment attestée.
• Bien que l’équipement soit exclu du champ d’investigation de l’Examen, il convient de faire remarquer que les achats effectués sans approbation dûment attestée font planer des risques sur la santé et la sécurité des policiers lorsque sont fournis aux membres des pièces d’équipement qui ne satisfont pas aux normes de la GRC.

La GRC devra mener un examen minutieux pour déterminer si les chefs de service font l’achat de pièces d’équipement non approuvées ainsi que pour connaître les raisons de ces achats et l’étendue de cette pratique. Un tel examen permettrait de mieux apprécier la gravité des risques associés aux achats d’équipement qui sont effectués directement auprès de fournisseurs et de détaillants sans preuve d’approbation en bonne et due forme.

Cartes d’achat et factures

Dans le tableau 7 figurent les résultats de l’analyse d’un échantillon de 30 transactions effectuées dans TEAM avec des cartes d’achat, des factures directes et des factures liées à un contrat.

Les résultats figurant dans le tableau 7 indiquent que la plupart des achats concernaient des articles d’uniforme non approuvés, notamment des gilet pare-balles souple, des articles d’uniforme de couleur noire (l’uniforme des services généraux comprend une chemise grise et un pantalon bleu marine), des vestes d’hiver, des gilets de haute visibilité et des vêtements en Gore-tex. Quant aux pièces d’équipement, elles comprenaient des étuis et des porte-chargeurs.

L’équipe d’examen a constaté qu’aucune des transactions n’était conforme à toutes les exigences, à savoir celles relatives aux montants remboursables, aux pouvoirs financiers et aux pièces justificatives. En détail :

• Dix (10) transactions concernaient des articles disponibles pouvant être obtenus grâce au Système de commande en ligne et dont l’achat dans le commerce n’a pas été approuvé.
• Deux (2) transactions ont visé la paiement d’une facture en double.
• Vingt-huit (28) transactions n’étaient pas conformes aux pouvoirs financiers délégués : [CAVIARDÉ]
  • Deux (2) des 28 transactions concernaient l’achat d’un pantalon cargo 5.11 par carte d’achat, ce qui n’est pas un mode de paiement approuvé par le Manuel des uniformes et tenues.
• Huit (8) transactions ne comportaient aucune justification expliquant pourquoi les articles d’uniforme et pièces d’équipement non approuvés ont été achetés. Dans 22 cas, la justification était fournie à l’interne, au sein du service ou de la division.

Les chefs de service ne respectent pas systématiquement les exigences de la politique concernant les uniformes. L’équipe d’enquête a constaté qu’aucune des 30 transactions n’était accompagnée de la preuve que le chef de service avait consulté le Programme Uniformes et Équipement pour établir les motifs justifiant que l’achat se fasse sans passer par le Système de commande en ligne. Les chefs de service ont déclaré qu’ils ne consultaient pas le Programme Uniformes et Équipement ni les centres de décision de la directeur général au sujet des articles d’uniformes et pièces d’équipement qu’ils souhaitent acheter, mais qu’ils se contentaient plutôt consulter des ressources au sein de leur propre division.

Malgré le mécanisme de présentation de plaintes mis en place par le Programme Uniformes et Équipement à l’intention des membres, il est ressorti de l’Examen que seulement 7 rapports de défectuosité/d’état insatisfaisant (formulaire 1704) ont été présentés au Programme Uniformes et Équipement au cours de la période étudiée. Ces plaintes portaient notamment sur l’écaillage des lettres blanches du mot « POLICE » inscrites sur l’enveloppe du gilet pare-balles souple ou le gilet lui-même, ou encore sur des défauts de l’uniforme.

Achats non approuvés – Contexte

Il faut aux membres de la GRC des articles d’uniforme adaptés aux fonctions de policier qui répondent à leurs besoins particuliers, garantissent leur santé et leur sécurité et contribuent à leur sentiment de fierté. La GRC fournit aux membres des articles dûment testés qui satisfont aux exigences en matière de santé et de sécurité.

Les chefs de service ont fait savoir qu’il pouvait arriver que les membres achètent des articles d’uniforme directement auprès des détaillants ou qu’ils modifient des articles fournis par la GRC lorsqu’ils sont insatisfaits des produits du Système de commande en ligne, lorsque ces articles leur semblent de mauvaise qualité ou n’offrent pas le confort recherché.

Les résultats du sondage de 2019 sur la modernisation de l’uniforme et de l’équipement de la GRC révèlent que certains membres ont acheté des articles en dehors du Système de commande en ligne en raison de l’éventail trop restreint de tailles et de types disponibles; ils ont cherché à se procurer des articles d’uniforme et des pièces d’équipement qui répondaient à leurs besoins particuliers en matière de confort et de commodité. Un manque d’options susceptibles de contenter les membres peut occasionner une frustration, voire un état d’esprit impropre à inspirer un légitime sentiment d’appartenance et de fierté.

Les personnes interrogées ont informé l’équipe d’examen que les membres avaient eu des ennuis avec certains articles courants d’uniforme de la GRC. Membres et chefs de service ont acheté des articles à l’extérieur lorsque ceux de la GRC :

• n’étaient pas disponibles dans le Système de commande en ligne en raison d’un arriéré de commande, par exemple le gilet pare-balles souple;
• ne faisaient pas bien;
• n’avaient pas les propriétés de protection requises, par exemple en termes de chaleur et d’imperméabilité;
• nuisaient à la santé, suscitant par exemple des maux de dos, et que les membres concernés tardaient à obtenir un ceinturon de service ergonomique approuvé;
• semblaient aux membres être faits de matériaux de moins bonne qualité et être moins confortables, moins ajustés et moins commodes que ceux offerts dans le commerce.

Malgré les motifs invoqués par les personnes interrogées pour justifier l’achat d’articles en dehors du Système de commande en ligne, les risques pour la santé et la sécurité que présentent ces achats sont considérables, surtout s’il s’agit d’équipement. La stricte application des politiques du Manuel des uniformes et tenues est indispensable à la sécurité des policiers et à la protection juridique de la GRC.

Achats non approuvés – Risques

Malgré la volonté compréhensible des membres de se procurer des articles plus confortables et plus commodes, l’achat d’articles d’uniforme et de pièces d’équipement non approuvés fait courir des risques à la GRC.

• Chaque fois qu’un chef de service achète pour des membres des articles qui n’ont pas été évalués, testés ou approuvés par les Services de police contractuels et autochtones et le Programme Uniformes et Équipement, et dont, par conséquent, le rendement et la sûreté n’ont pas été certifiés, la GRC court le risque de manquer aux obligations que lui impose le Code canadien du travail. L’achat d’articles non certifiés augmente la probabilité que les membres portent ou fassent usage d’articles d’uniforme ou de pièces d’équipement de qualité inférieure à celle de ceux que fournit la GRC, ce qui met à risque la santé et la sécurité des policiers. La GRC voit sa responsabilité civile engagée dans tout incident grave où le dysfonctionnement de pièces d’équipement est en cause.
• De manière générale, l’achat d’articles non approuvés dans les différentes divisions a pour conséquence de pourvoir les membres d’uniformes et d’équipements dont le caractère fonctionnel et le rendement diffèrent, ce qui expose la GRC au risque d’entretenir des normes inéquitables en matière d’uniforme et d’équipement, ce qui peut avoir une incidence sur la sécurité du public et du policier en plus de soulever des enjeux de responsabilité.
• La GRC court le risque d’enfreindre la Loi sur les langues officielles chaque fois qu’un chef de service achète pour des membres des articles non approuvés dont le caractère unilingue ne reflète pas l’égal statut du français et de l’anglais. Des insignes et des écussons à caractère unilingue peuvent désavantager les membres qui appartiennent à l’autre communauté linguistique officielle.
• Les achats d’articles non approuvés échappent au regard et à la surveillance de la GRC, mais celle-ci demeure responsable des uniformes et équipements que les chefs de service achètent à l’intention des membres.

Les risques qui menacent la santé et la sécurité des policiers exigent de la GRC qu’elle mette en place des processus propres à empêcher l’achat d’articles d’uniforme et de pièces d’équipement non approuvés. Il est important que les chefs de service cernent les lacunes existantes et définissent leurs besoins opérationnels, et que les processus instaurés permettent effectivement de garantir que les membres disposent des articles d’uniforme nécessaires à leur travail.

L’équipe d’examen note que la mise en œuvre du processus d’évaluation des besoins relatifs à la Gestion du cycle de vie des biens et du matériel est censée aboutir à l’établissement d’une procédure nationale de réception des demandes visant des biens et équipements indispensables aux activités de la GRC. L’objet de cette procédure est de coordonner la réponse des centres de décision compétents aux questions touchant l’uniforme et l’équipement.

Conformité aux exigences relatives aux uniformes

Il est ressorti de l’Examen que les chefs de service et les commandants divisionnaires ne faisaient pas systématiquement respecter les exigences de l’uniforme standard.

L’usage actuel consistant à acheter des articles en dehors du Programme Uniformes et Équipement est l’une des raisons pour lesquelles les membres ne sont pas tous vêtus de la même façon et ne portent pas l’uniforme approuvé des services généraux.

Les chefs de service ont fait savoir :

• qu’ils n’ont pas l’habitude de sévir lorsqu’un membre porte des articles d’uniforme non standard, mais préfèrent plutôt avoir une discussion avec lui afin de trouver un compromis raisonnable. Une mesure disciplinaire n’est imposée qu’en cas de violation exceptionnelle du code vestimentaire.
• que l’apparente lenteur du règlement des questions relatives au confort des uniformes et l’impression que des articles plus fonctionnels sont offerts dans le commerce concouraient à susciter chez les membres une frustration qui les amenait à acheter des articles non approuvés pour répondre à leurs besoins.
• qu’ils voulaient pouvoir compter sur un effectif complet de policiers en service dont l’uniforme est confortable, qui ont une allure professionnelle et qui maintiennent un bon moral;
• qu’ils étaient responsables du bien-être de leurs employés et qu’il pouvait leur arriver de prendre la décision d’accepter des articles d’uniforme non approuvés lorsqu’ils sont d’avis que cela contribuerait à la santé et à la sécurité des membres, augmenterait leur confort et fortifierait leur sentiment de fierté dans l’exercice de leurs fonctions.

La GRC reconnaît l’existence d’un problème de non-conformité quant au port de l’uniforme approuvé. Le 5 avril 2022, le sergent-major du corps a diffusé un communiqué sur Infoweb qui soulignait l’importance de l’utilisation exclusive de l’uniforme approuvé de la GRC et qui indiquait que la Fédération de la police nationale appuyait l’instauration de normes en matière d’uniformes. Comme il était dit dans le communiqué, l’emploi de l’uniforme des services généraux standard a pour utilité de faciliter la reconnaissance des agents de police, de fortifier la confiance du public et d’assurer la sécurité du public et des policiers.

L’inobservation des normes en matière d’uniforme peut présenter des risques pour la sécurité des membres, car elle augmente la probabilité que ces derniers portent des articles d’uniforme qui ne répondent pas aux critères de rendement éprouvés dans certaines conditions opérationnelles dangereuses.

Respect des exigences liées à l’uniforme – Défis

Réforme des articles tout au long de la carrière des membres

L’équipe d’examen a constaté que les directives du Manuel des uniformes et tenues concernant la réforme d’articles d’uniforme identifiables manquaient de clarté.

L’article 1.1. du chapitre 8. Manuel des uniformes et tenues attribue au chef de service la responsabilité de la réforme des articles d’uniforme. Il y est prescrit que les articles qui ne sont plus utilisables doivent être déclarés comme tels à l’échelle du service et détruits d’une manière écoresponsable ou modifiés de telle façon qu’ils ne puissent pas être reconnus ou utilisés comme articles d’uniforme.

[CAVIARDÉ]

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Réforme des articles d’uniforme – Défis

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L’Examen a permis de constater que [CAVIARDÉ]

Certains chefs de service ont indiqué que leur détachement pouvait utiliser les incinérateurs d’autres organismes fédéraux pour brûler les articles d’une manière respectueuse de l’environnement. D’autres ont fait savoir que certains membres faisaient brûler les articles chez eux, qu’il y avait des détachements qui les recyclaient et qu’il y en avait d’autres qui lançaient périodiquement des appels à la mise au rebut des articles usagés.

• À la suite de la tuerie survenue en avril 2020 en Nouvelle-Écosse, le Programme de destruction de la Division H a repéré en 2021 l’équivalent d’environ 7000 lb d’articles vestimentaires à réformer provenant des membres actifs.

La GRC maintient, à l’intention de toutes les divisions, une offre à commande nationale pour les biens dangereux qui prévoit la réforme des articles d’uniforme. Le Programme Uniformes et Équipement devait expirer le 13 février 2022, mais le fournisseur a consenti à repousser l’échéance pour que toutes les conditions soient honorées. La nouvelle commande offre à commande n’a pas encore été établie. Il est ressorti de l’Examen :

• que les chefs de service et les sous-officiers brevetés [CAVIARDÉ]
• que le Programme Uniformes et Équipement exige des détachements qu’ils assument les frais d’expédition et de mise au rebut en plus de garantir la sûreté du processus d’expédition. L’envoi d’articles à réformer par les détachements éloignés peut poser des difficultés logistiques.

[CAVIARDÉ]

La Commission des pertes massives pourrait faire des recommandations au printemps 2023 concernant le suivi et la réforme des articles d’uniforme de police identifiables.

Recommandation 1

En ce qui a trait au Règlement de la GRC, la GRC devrait :

1. [CAVIARDÉ] déterminer les options qui s’offre à elle pour ce qui est des remboursements, en tenant compte de la nécessité pour les membres de disposer des articles d’uniforme voulus pour accomplir leur travail.
2. Déterminer les options à court et à long terme pour harmoniser les politiques au Règlement de la GRC, en envisageant une démarche progressive fondée sur le risque.

Plan d’action de la direction

Acceptée.

1. En juin 2023, l’État-major supérieur de la GRC s’est livré à un exercice d’inventaire dans le but de définir une ligne d’action réaliste et efficace pour répondre aux recommandations issues de l’examen. Au cours de cette réunion, l’EMS a exprimé sa volonté de maintenir en place le modèle actuel de remboursement (celui prescrit dans le Manuel des uniformes et tenues) en raison de la souplesse qu’il offre aux membres réguliers.

   [CAVIARDÉ]

2. Le directeur général de Gestion des acquisitions, du matériel et de l’actif, qui est le centre de décision responsable du Manuel des uniformes et tenues (chapitre 2 à 8), veillera à ce qu’aucun nouvel article remboursable ne soit inclus dans le Manuel des uniformes et tenues tant que l’autorisation nécessaire n’aura pas été obtenue.

   D’ici à ce qu’une solution à long terme soit trouvée, la GRC emploiera d’autres moyens pour répondre aux exigences relatives aux articles d’uniforme. L’un de ces moyens consiste pour la GRC à faire l’achat des articles au nom de ses membres. Cela a déjà été mis en pratique ; par exemple au sujet des bottes pour froid extrême dont le besoin avait été constaté et validé. La stratégie qui a été approuvée pour satisfaire à cette exigence consistait à confier à la GRC le soin d’acheter les articles voulus pour le compte des membres réguliers, plutôt qu’à élargir le champ d’application du modèle de remboursement en place. Cette pratique a été recommandée à toutes les divisions en décembre 2022.

   La responsabilité de la surveillance et des contrôles requis dans le cadre de cette approche incombera au Sous-comité de l’uniforme et de l’équipement.

Date d’achèvement

1. Juin 2024
2. En voie de réalisation jusqu’à l’achèvement des actions visées au point 1a), en juin 2024

Poste du responsable

1. Directeur général, Gestion des acquisitions, du matériel et de l’actif
2. Directeur général, Gestion des acquisitions, du matériel et de l’actif; Directeur général, Préparation et Interventions opérationnelles, Services de police contractuels et autochtones (président du Sous-comité de l’uniforme et de l’équipement)

Recommandation 2

Procéder à l’évaluation méticuleuse des achats effectués par carte d’achat et des factures afin de déterminer l’étendue des achats d’articles d’uniforme et d’équipement non approuvés, et élaborer une stratégie d’atténuation des risques existants.

Plan d’action de la direction

Acceptée.

1. L’échantillon de pratiques analysé dans le cadre de l’Examen a mis en évidence les risques qui peuvent découler de l’achat d’uniformes et d’équipements non approuvés. Les Services de police contractuels et autochtones et Gestion des acquisitions, du matériel et de l’actif ont collaboré avec le Groupe d’analyse des données et de surveillance, qui relève de l’équipe de Vérification interne, Évaluation et Examen, en vue de procéder à une évaluation détaillée, c’est-à-dire visant un ensemble de pratiques beaucoup plus vaste que celui de l’échantillon analysé, permettant de déterminer l’ampleur du problème à l’échelle nationale.
2. Les Services de police contractuels et autochtones et Gestion des acquisitions, du matériel et de l’actif collaboreront avec toutes les parties concernées, y compris les divisions et la Fédération de la police nationale, en vue d’élaborer une stratégie d’atténuation des risques relevés dans l’examen analytique. Cette stratégie sera centrée sur la communication et l’action éducative. Selon les résultats de l’évaluation détaillée, il pourrait s’avérer nécessaire d’inclure dans la stratégie d’atténuation des mesures correctives pouvant être imposées aux membres qui contreviennent volontairement aux politiques et qui nuisent à la santé et à la sécurité des policiers, de même que des mesures propres à garantir le bon fonctionnement des contrôles internes.

Date d’achèvement

1. Janvier 2024
2. Avril 2024

Poste du responsable

1. Directeur général, Gestion des acquisitions, du matériel et de l’actif ; Directeur général, Préparation et Interventions opérationnelles, Services de police contractuels et autochtones (président du Sous-comité de l’uniforme et de l’équipement) ; Groupe d’analyse des données et de surveillance, Vérification interne, Évaluation et Examen
2. Directeur général, Préparation et Interventions opérationnelles, Services de police contractuels et autochtones (président du Sous-comité de l’uniforme et de l’équipement) ; Directeur général, Gestion des acquisitions, du matériel et de l’actif

Recommandation 3

Examiner les pratiques actuelles en vue de renforcer les politiques relatives à l’uniforme tout en tenant compte des besoins des membres réguliers en matière d’équité, de diversité et d’Inclusion, et cela afin :

1. d’assurer le respect des droits et des pouvoirs financiers délégués pour le remboursement et l’achat d’articles d’uniforme.
2. de garantir le respect des exigences liées à l’uniforme et ainsi d’assurer le port d’un uniforme de services généraux standard à l’échelle de l’organisation.
3. [CAVIARDÉ]

Plan d’action de la direction

Acceptée.

1. Gestion des acquisitions, du matériel et de l’actif a entrepris des discussions avec Systèmes de gestion générale en vue d’apporter des modifications au portail TEAM qui assureraient un respect plus strict des exigences de conformité applicables aux transactions. Les améliorations prévues comprennent les suivantes :
   1. mise en place d’un mécanisme de contrôle permettant à l’instance d’approbation de visualiser l’historique des demandes de remboursement faites pour des articles d’uniforme.
   2. ajout de messages-guides enjoignant à l’instance d’approbation de confirmer que la demande de remboursement qu’elle est en train de traiter satisfait aux critères du Manuel des uniformes et tenues (ce qui comprend les conditions spécifiées à l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

2. Le sergent-major du corps et les sous-officiers brevetés poursuivront leurs échanges avec les commandants divisionnaires au sujet des questions de non-conformité des uniformes et de l’équipement qui peuvent être réglées à l’échelle divisionnaire.

   Ainsi qu’il est indiqué au point 2b) ci-dessus, la stratégie d’atténuation prévoit un volet de communication destiné à informer les membres et les gestionnaires des risques associés aux pièces d’équipement non approuvées. En outre, la réalisation du projet de Gestion du cycle de vie des biens et du matériel, conjointement à l’établissement du Sous-comité de l’uniforme et de l’équipement comme guichet central chargé de recenser toutes les lacunes et insuffisances liées à l’uniforme des services généraux, fournira un moyen transparent et comptable de traiter les demandes rapidement et de répondre ainsi aux besoins des membres affectés aux services généraux.

3. [CAVIARDÉ]

Date d’achèvement

1. Avril 2024
2. La mise au point des communiqués et des annonces sur le sujet sera achevée au plus tard en avril 2024, et d’ici là, les cas de non-conformité seront réglés au fur et à mesure qu’ils se présenteront.
3. Avril 2024

Poste du responsable

1. Directeur général, Gestion des acquisitions, du matériel et de l’actif ; Directeur général, Systèmes de gestion générale
2. Sergent-major du corps; Directeur général, Préparation et Interventions opérationnelles, Services de police contractuels et autochtones (président du Sous-comité de l’uniforme et de l’équipement); Directeur général, Gestion des acquisitions, du matériel et de l’actif
3. Sergent-major du corps; Directeur général, Équipe de mise en œuvre stratégique, Réforme, Reddition de comptes et Culture; Directeur général, Préparation et Interventions opérationnelles, Services de police contractuels et autochtones (président du Sous-comité de l’uniforme et de l’équipement); Directeur général, Gestion des acquisitions, du matériel et de l’actif.