Rapport annuel au parlement 2022-2023 sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Sur cette page

• Liste des acronymes et abréviations
• Liste des graphiques
• Liste des tableaux
• Introduction
• Structure organisationnelle
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement pour 2022-2023
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
• Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information
• Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Communication d’intérêt public
• Vérification de la conformité
• Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe C – Rapport statistique complémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Liste des acronymes et abréviations

ACS Plus

Analyse comparative entre les sexes Plus

AIPRP

accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

GI-TI

gestion de l'information et technologies de l'information

GRC

Gendarmerie royale du Canada

Liste des graphiques

• Graphique 1 : Charge de travail
• Graphique 2 : Taux d'achèvement des demandes
• Graphique 3 : Issue des demandes réglées
• Graphique 4 : Toutes les consultations reçues et réglées
• Graphique 5 : Demandes actives en uspens des périodes de référence antérieures
• Graphique 6 : Nombre de plaintes déposées

Liste des tableaux

• Tableau 1 : Annexe
• Tableau 2 : Nombre de demandes reçues
• Tableau 3 : Mode des demandes
• Tableau 4 : Nombre de demandes informelles
• Tableau 5 : Mode des demandes informelles
• Tableau 6 : Délai de traitement pour les demandes informelles
• Tableau 7 : Pages communiquées informellement
• Tableau 8 : Disposition et délai de traitement
• Tableau 9 : Exceptions
• Tableau 10 : Exclusions
• Tableau 11 : Format des documents communiqués
• Tableau 12 : Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique
• Tableau 13 : Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes
• Tableau 14 : Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio
• Tableau 15 : Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes
• Tableau 16 : Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo
• Tableau 17 : Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes
• Tableau 18 : Autres complexités
• Tableau 19 : Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi
• Tableau 20 : Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi
• Tableau 21 : Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)
• Tableau 22 : Demandes de traduction
• Tableau 23 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
• Tableau 24 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
• Tableau 25 : Motifs des prorogations
• Tableau 26 : Durée des prorogations
• Tableau 27 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations
• Tableau 28 : Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
• Tableau 29 : Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
• Tableau 30 : Demandes auprès des services juridiques
• Tableau 31 : Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
• Tableau 32 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus
• Tableau 33 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Tableau 34 : Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux
• Tableau 35 : Atteintes substantielles à la vie privée signalée
• Tableau 36 : Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles
• Tableau 37 : Coûts répartis
• Tableau 38 : Ressources humaines
• Tableau 39 : Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d’AIRPR par les différents canaux
• Tableau 40 : Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents à différents niveaux de classification
• Tableau 41 : Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification
• Tableau 42 : Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapports précédentes
• Tableau 43 : Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes
• Tableau 44 : Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapports précédentes
• Tableau 45 : Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes
• Tableau 46 : Votre institution a-t-elle commencé une nouvelle collecte ou une nouvelle utilisation cohérente du Numéro d'assurance social en 2022-2023?
• Tableau 47 : Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers confirmés en dehors du Canada en 2022-2023?

Introduction

L’exercice 2022-2023 marque la deuxième année du plan quinquennal de modernisation du Programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). La GRC est heureuse de pouvoir faire état des améliorations importantes à son rendement et à l’ensemble de son programme, et elle est fière de sa collaboration continue avec ses employés partout au Canada, ainsi que de son réseau de partenariats avec d’autres ministères du gouvernement du Canada. Ces améliorations témoignent également du travail acharné et du dévouement des employés de la Sous-direction.

Le changement apporté à la Sous-direction qui a eu le plus d’incidence a été la création de trois volets : Soutien opérationnel, Accès à l’information et Protection des renseignements personnels. Diviser le travail et ainsi permettre aux employés de se concentrer sur leurs volets et leurs priorités respectives a permis d’améliorer considérablement dans l’ensemble de la Sous-direction les taux de conformité ainsi que d’attirer, d’embaucher et de maintenir en poste plus de personnel. Les employés peuvent également mieux adapter leur plan de formation et leurs objectifs de carrière en fonction de leur volet, ce qui contribuera au maintien en poste – un objectif important pour la Sous-direction.

Il est essentiel pour renforcer la confiance envers la GRC de veiller à ce que les Canadiens aient accès en temps opportun à l’information afin qu’ils comprennent la façon dont la Gendarmerie prend ses décisions, ainsi que les difficultés auxquelles elle est confrontée. La GRC prend au sérieux ces responsabilités et continue de s’efforcer de répondre aux attentes des Canadiens, tout en protégeant l’intégrité des enquêtes menées en leur nom. Les Canadiens sont invités à suivre notre travail sur le site Web public à l’adresse https://www.rcmp-grc.gc.ca/fr/strategie-modernisation-du-programme-dacces-a-linformation-et-protection-des-renseignements.

La GRC est heureuse de présenter dans le présent rapport annuel les détails de la manière dont elle s’est acquittée de ses responsabilités à l’égard de la Loi sur l’accès à l’information au cours de la période de référence. Le présent rapport est établi et déposé au Parlement conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information.

Structure organisationnelle

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le coordonnateur organisationnel de l’AIPRP a pleine autorité pour appliquer la législation. Une copie de l’ordonnance de délégation signée figure à l’annexe A. Il convient de noter qu’en raison de la réorganisation de la Sous-direction (voir la section 6), cette ordonnance de délégation est mise à jour pour refléter la nouvelle structure opérationnelle.

Rendement pour 2022-2023

Cette section donne un aperçu du rendement de la GRC en ce qui concerne les dossiers demandés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour la période de référence 2022-2023. Le rapport statistique complet se trouve à l’annexe B, et le rapport statistique supplémentaire se trouve à l’annexe C.

La Sous-direction de l’AIPRP est demeurée opérationnelle au cours de la période de référence de l’exercice 2022-2023; la COVID-19 n’a eu aucune incidence importante sur le rendement de l’AIPRP. La Sous-direction a également continué de travailler en étroite collaboration avec ses partenaires et des intervenants pour trouver des solutions et revoir les processus afin de s’assurer qu’elle répondait aux demandes des Canadiens de manière adéquate et rapide. Cependant, elle a continué de faire face à des défis qui retardent le traitement des demandes présentées. Malgré ses responsabilités législatives, certaines réalités ont empêché la GRC de répondre en temps opportun aux demandes présentées.

Au cours de la période de référence, certains retards étaient attribuables aux facteurs suivants :

• aux besoins opérationnels qui exigeaient la réaffectation de membres et d’employés de la GRC, par exemple, des catastrophes naturelles comme des incendies de forêt ou des inondations, des enquêtes importantes et des événements majeurs (Commission des pertes massives, activités liées au convoi de la liberté, aide de la police pour les projets de pipeline), et des événements majeurs comme la visite pontificale, pour n’en nommer que quelques-uns
• au fait que la GRC dépend encore grandement des processus papier et que des dossiers n’ont pas été numérisés
• à l’étendue des recherches requises (plus de 750 emplacements dans l’ensemble du Canada);
• au manque d’analystes de l’AIPRP expérimentés

La GRC reconnaît l’importance de respecter les délais prescrits par la loi. C’est pourquoi elle continue de remanier son programme et règlera ces problèmes en :

• consacrant des ressources à l’amélioration des délais de réponse
• modernisant et en rationalisant les politiques et les procédures du programme pour améliorer l’efficacité opérationnelle
• mettant en place des campagnes de formation et de sensibilisation des employés de la GRC afin qu’ils comprennent l’obligation de répondre dans les délais prescrits

Formation et sensibilisation

L’apprentissage continu est une priorité pour la GRC, et la Sous-direction de l’AIPRP ne fait pas exception. La Sous-direction de l’AIPRP encourage ses employés à suivre des cours pertinents et à profiter d’autres possibilités d’apprentissage afin d’accroître leurs connaissances et de perfectionner leurs compétences.

Pour l’exercice de référence 2022-2023, la Sous-direction de l’AIPRP a tenu des séances régulières d’échange d’information au cours desquelles les employés de la Sous-direction ont discuté de dossiers et mis en commun des pratiques exemplaires. De nouveaux outils technologiques ont été introduits pour soutenir la collaboration à distance pendant la pandémie et la GRC a pu tirer parti de ces outils (en particulier la vidéoconférence) pour offrir des séances de formation aux employés. Une formation et une orientation à l’interne ont également été offertes aux nouveaux employés du soutien opérationnel de l’AIPRP et une formation virtuelle sur la structure et le mandat de la GRC, de l’équipe de gestion des renseignements de la Division B (Terre-Neuve-et-Labrador), de l’Information Access Operations Council de la Colombie-Britannique et de l’Unité de source humaines de la GRC. Au total, 11 séances de formation ont été suivies par 829 employés.

Dans le cadre des efforts de modernisation, la Sous-direction de l’AIPRP a entrepris un plan pluriannuel visant à visiter chaque division en personne. Ces visites donneront l’occasion à la Sous-direction de l’AIPRP, ainsi qu’à ses partenaires, d’améliorer les communications en rencontrant directement les titulaires de dossiers pour discuter de leurs préoccupations, de rencontrer la gestion divisionnaire pour réitérer l’importance de se conformer à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (y compris le droit à la protection des renseignements personnels) et d’offrir des séances de formation au personnel de la division. Dans le cadre des visites des Divisions, le volet Protection des renseignements personnels a collaboré avec des homologues de la Sécurité ministérielle et du Programme national d’intégration des technologies pour effectuer des présentations et des séances de sensibilisation, en mettant l’accent sur les atteintes à la vie privée, la sécurité des données et l’intégration de nouvelles technologies. Au cours de cette période de référence, des présentations ont été organisées avec la Division nationale (Ottawa), la Division O (Ontario) et la Division E (Colombie-Britannique), et ont rejoint dans les divisions plus de 1 000 employés de tous les échelons, y compris la haute direction de la GRC. Ces visites ont également servi à renforcer les liens entre la Sous-direction de l’AIPRP et nos agents de liaison divisionnaires, dont les avantages peuvent être observés quotidiennement. On envisage de poursuivre ces visites au cours de la prochaine période de référence.

L’Unité des politiques de protection de la vie privée a continué d’offrir de la formation et des présentations aux partenaires internes et aux bureaux de première responsabilité, particulièrement en ce qui concerne les atteintes à la vie privée et la réalisation d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. Deux présentations sur les atteintes à la vie privée ont réuni 32 participants, et trois présentations sur la réalisation des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ont réuni 22 participants. Tout au long de l’exercice, l’Unité a également déployé des efforts auprès des hauts dirigeants de la GRC pour souligner l’importance de la protection des renseignements personnels.

Dans le cadre de la Semaine de sensibilisation à la protection de la vie privée de 2022, l’Unité a organisé deux événements à l’échelle de l’organisation, dont un jeu-questionnaire pour accroître la sensibilisation et une conférence portant sur les atteintes à la vie privée, en collaboration avec le Commissariat à la protection de la vie privée. Les deux événements ont connu beaucoup de succès, attirant respectivement 102 et 287 participants.

Un programme de perfectionnement a été approuvé et adopté afin d’encourager le perfectionnement et le maintien en poste à la Sous-direction de l’AIPRP. Ce programme est conçu pour former de nouveaux analystes de l’AIPRP à partir de zéro. Dans un domaine aussi hautement concurrentiel, il est important d’offrir aux employés des possibilités de croissance et de perfectionnement de leurs compétences. Le programme de perfectionnement professionnel permettra aux employés du niveau PM-01 de passer progressivement au niveau PM-04 à titre d’analystes principaux.

Au cours de la période de référence précédente, la Sous-direction de l’AIPRP, en collaboration avec le Groupe de l’apprentissage et du perfectionnement de la GRC, a produit le cours en ligne Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels offert à tous les employés de la GRC. En plus d’accroître leurs connaissances de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce cours permet aux employés de mieux comprendre leurs responsabilités lorsqu’ils répondent à des demandes de renseignements et les pratiques exemplaires en matière de gestion des renseignements personnels. En 2022-2023, plus de 1 200 nouveaux employés de la GRC ont réussi le cours.

Les agents de liaison divisionnaires de l’AIPRP ont également offert des séances de présentation à leurs détenteurs de dossiers (bureaux de première responsabilité). Les séances comprenaient un aperçu de la modernisation de l’AIPRP, des rôles et des responsabilités des employés ainsi qu’une liste de ressources. Les discussions tenues au cours de la présentation ont également dissipé les malentendus au sujet du processus, et renforcé la gestion adéquate de l’information. Plus précisément, la Division J (Nouveau-Brunswick) a offert 16 séances auxquelles près de 150 employés ont assisté.

Politiques, lignes directrices et procédures

Durant cette période de référence, la Sous-direction de l’AIPRP a continué de moderniser et de mettre à jour des politiques et les procédures internes pour en assurer l’arrimage aux normes actuelles d’établissement de rapports. Ces changements continueront d’être élaborés et mis en œuvre au cours de la période de référence 2023-2024.

Au cours de 2022-2023, la Sous-direction de l’AIPRP a accompli les tâches suivantes :

• amélioration des processus internes pour faciliter le transfert des dossiers au sein de la GRC, y compris la création de lecteurs partagés nationaux pour les renseignements classifiés
• mise à jour des procédures opérationnelles réglementaires de l’équipe de l’accès à l’information et de l’équipe de la protection des renseignements personnels et des opérations, ce qui s’inscrivait dans les efforts de la Sous-direction pour officialiser ses processus internes
• modification des lignes directrices pour traiter les dossiers en cours et les dossiers en retard, ce qui a permis d’améliorer l’efficacité du traitement
• collaboration avec les secteurs d’activité et les agents de liaison divisionnaires pour concevoir des lignes directrices, des normes et des communiqués de sensibilisation afin de faciliter davantage la modernisation de l’AIPRP de la GRC; mise en place de nouvelles réunions hebdomadaires régulières afin de résoudre les problèmes le plus rapidement possible
• poursuite de la direction du groupe de travail interministériel chargé de dresser des plans de continuité des activités pour les programmes d’AIPRP, ce qui a permis un meilleur échange de l’information entre les ministères participants
• examen des régimes de travail des employés et établissement d’un modèle de travail hybride afin d’offrir une meilleure conciliation travail-vie personnelle
• tenue de réunions hebdomadaires avec la Sous-direction de l’AIPRP, les Communications de la GRC et les Affaires parlementaires permettant à l’organisation d’informer adéquatement le commissaire et le cabinet du ministre en cas de questions; les réunions ont également permis à la Sous-direction de l’AIPRP de mieux comprendre les sujets qui ont suscité l’intérêt des médias et qui pourraient donner lieu à des demandes
• projet pilote réussi dans le cadre duquel des employés temporaires qui peuvent travailler à distance ont été embauchés partout au pays, afin d’appuyer les divisions
• intégration des employés qui travaillent à distance dans le cadre de la modernisation de la Sous-direction de l’AIPRP afin d’augmenter le bassin d’employés expérimentés en matière d’AIPRP de l’extérieur de la région de la capitale nationale
• élaboration de nouvelles politiques opérationnelles pour des types de documents uniques; par exemple, la Sous-direction de l’AIPRP et le Groupe des sources humaines ont approuvé une nouvelle directive sur la façon de traiter les demandes contenant une source d’information

Nos agents de liaison divisionnaires travaillent également à établir des processus et des flux de travail. Plus précisément, la Division E (Colombie-Britannique) renforce son équipe en créant des comptes mandataires partagés pour les demandes d’AIPRP de plus de 40 groupes et détachements, en tirant parti des outils de collaboration pour améliorer les communications et en assurant que les processus sont uniformes et simplifiés tout en établissant un cadre de gouvernance plus solide. De plus, la Division F (Saskatchewan) a aidé à élaborer des énoncés et des questionnaires sur les avis de confidentialité, à examiner les protocoles d’entente et à encadrer le personnel subalterne.

De plus, l’Unité des politiques de protection de la vie privée a :

• poursuivi ses travaux sur l’élaboration de procédures opérationnelles normalisées, les mises-à-jour de politiques et de son cadre de protection de la vie privée, ainsi que ses efforts de restructuration des fichiers de renseignements personnels de la GRC
• terminé l’examen de ses documents de politique et d’orientation par rapport aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée; les nouveaux documents d’orientation comprennent un guide détaillé sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, un guide général sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et un modèle provisoire d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée mis à jour
• élaboré des procédures opérationnelles normalisées au sujet des questionnaires d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, conformément aux directives et lignes directrices du Conseil du Trésor en matière de protection des renseignements personnels
• procédé à la mise à jour des procédures opérationnelles normalisées internes relatives aux atteintes à la vie privée et aux plaintes reçues au titre des articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, pour veiller à ce que l’organisme reçoive des avis utiles et opportuns, l’Unité a élaboré une procédure opérationnelle normalisée interne relative à la réponse aux demandes de renseignements

Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information

Améliorations continues du travail

La GRC a continué de faire appel à PricewaterhouseCooper (PwC) pour l’aider dans ses efforts de modernisation. Au cours de la période de référence, de nouvelles approches conçues pour appuyer les changements de culture et de processus opérationnels (par exemple, initiation à de nouvelles compétences et à de nouveaux outils pour le travail quotidien) ont été mises en œuvre. Les plans de développement durable de la Sous-direction ont également été créés et font l’objet d’un suivi mensuel et d’une mise à jour trimestrielle. Un plan de gestion du changement a également été élaboré pour cerner de nouvelles occasions de favoriser et de promouvoir le changement à l’échelle de la GRC. Les intervenants ont également formulé des commentaires positifs sur les efforts de modernisation.

Restructuration et opération éclair de recrutement

Comme il a été mentionné précédemment, la Sous-direction de l’AIPRP a entrepris la mise en œuvre d’une restructuration et d’une réorganisation importantes afin de s’assurer qu’elle dispose les ressources et le leadership nécessaires pour remplir ses obligations prévues par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. La nouvelle structure divise la Sous-direction de l’AIPRP en trois volets : Accès à l’information (responsable du respect des obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information); Protection des renseignements personnels (responsable du respect des obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels); et Soutien opérationnel (responsable de la prestation de services de soutien essentiels pour l’ensemble de la Sous-direction, comme la réception, la mise à jour des systèmes et la déclaration et l’analyse des données). Chaque volet est dirigé par un directeur, et la Sous-direction relève désormais d’un directeur général. Ces changements entraînent également l’arrivée de nouveaux employés au sein de la Sous-direction, dont l’objectif est de presque doubler sa taille au cours des quatre prochaines années. Dans le cadre de ses efforts continus de modernisation, la Sous-direction est à la recherche de personnes de différents horizons afin de répondre à ses besoins en matière de dotation. Les efforts de dotation déployés dans tous les secteurs, y compris le recrutement d’Autochtones, ont permis de faire passer le nombre d’employés d’environ 65 à près de 90 à la fin de la période de référence. La Direction générale reçoit actuellement des fonds pour pourvoir environ 118 postes avec un organigramme prévisionnel de 137 personnes. Pour l’exercice 2023-2024, elle s’efforcera de pourvoir tous les postes financés.

Accent sur la formation

Dans le cadre des efforts plus vastes de modernisation, la Sous-direction de l’AIPRP a continué à faire la promotion du cours de formation sur l’AIPRP auprès du personnel, ce qui a entraîné une hausse du taux d’inscription. La Sous-direction de l’AIPRP a également donné des présentations aux employés de la GRC de quatre divisions différentes et de la formation interne à ses bureaux de première responsabilité. D’autres efforts sont en cours à l’appui de la conception de nouvelles formations et de nouveaux cours pour le personnel de la Sous-direction de l’AIPRP et l’ensemble de l’organisation qui seront en place pour la prochaine période de référence. Cette formation permettra de donner aux employés de la GRC des connaissances accrues afin de pouvoir mieux se conformer aux lois en matière d’AIPRP et aux politiques de la GRC.

Mise en commun des pratiques exemplaires

La modernisation de l’AIPRP est en cours dans l’ensemble du gouvernement du Canada. Afin de s’assurer que la GRC continue de profiter des leçons retenues et des travaux en cours chez ses partenaires, et que ces derniers soient au courant des travaux en cours à la GRC, la GRC continue de piloter un groupe de travail interministériel pour mettre en commun les pratiques exemplaires et déterminer les domaines de collaboration. Parmi les sujets abordés, mentionnons l’intégration de nouveaux employés, les indicateurs de rendement clés et l’amélioration des pratiques de rationalisation.

Efforts supplémentaires

• Dans le cadre de la réponse de la GRC à des événements majeurs comme le convoi de la liberté à Ottawa et l’aide de la police pour les projets de pipeline en Colombie-Britannique, la Sous-direction de l’AIPRP a affecté des analystes clés qui collaborent directement avec les titulaires de dossiers pour récupérer les dossiers pertinents. Cela a permis d’assurer une réponse uniforme et rapide en raison de leur connaissance approfondie et unique des dossiers.
• La Sous-direction de l’AIPRP a participé à la mise en œuvre des recommandations de la Commission sur les pertes massives à la suite des événements de Portapique, en Nouvelle-Écosse. Des conseils et une orientation ont été offerts pour veiller à ce que la réponse de la GRC soit plus ouverte et transparente dès le départ.
• La technologie est essentielle à la capacité de l’AIPRP de respecter ses obligations prévues par les lois. La Sous-direction explore de telles options, y compris un nouveau logiciel de gestion des cas et l’utilisation de l’automatisation et de l’infonuagique, afin de réaliser des gains d’efficacité pour améliorer nos délais de traitement.
• Les divisions et les agents de liaison ont obtenu des fonds et des technologies pour améliorer leurs capacités en matière d’AIPRP, dans le but de créer des bureaux de l’AIPRP divisionnaires.
• La Sous-direction de l’AIPRP collabore régulièrement avec l’équipe de vérification et d’évaluation de la GRC pour effectuer des examens informels des vérifications et des rapports avant leur publication.
• À la suite d’une directive ministérielle, la Sous-direction de l’AIPRP continue d’appuyer le Comité consultatif de gestion de la GRC en effectuant des examens informels avant la publication de ses recommandations à l’appui de la réforme interne tout en demeurant transparente avec le public.

Au cours de l’exercice 2022-2023, l’Unité des politiques de protection de la vie privée a continué de renforcer sa relation avec le nouveau Programme national d’intégration des technologies. Dans le cadre de renforcement des relations, les deux équipes ont collaboré à l’élaboration d’une matrice RASCI qui clarifie et définit les rôles et les responsabilités des personnes qui travaillent avec les bureaux de première responsabilité de la GRC.

L’Unité a aussi renforcé sa relation avec d’autres intervenants internes clés, comme la section de la GI-TI, le Centre d’expertise sur l’ACS Plus et le Centre de décision sur les protocoles d’entente. L’Unité rencontre désormais régulièrement ses partenaires pour échanger de l’information et de l’expertise et identifier les lacunes en matière de protection de la vie privée au sein de l’organisation.

Vers la fin de la période de référence, la GRC s’est jointe au portail des Outils de gestion de l’AIPRP en ligne du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Ce portail permet aux demandeurs de présenter en ligne leurs demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, directement à l’institution, de télécharger tous les documents justificatifs requis et même de recevoir les documents demandés en ligne.

Dans le cadre de la Vision150 de la GRC et des efforts de modernisation du Bureau de l’AIPRP, une vaste stratégie de sensibilisation à la protection des renseignements personnels et à la sécurité est en cours d’élaboration, y compris ce qui suit :

• élaboration et partage d’outils de gestion relatifs aux atteintes à la vie privée et aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• création d’une présentation à l’intention de la haute direction, qui est maintenant diffusée et utilisée
• augmentation des ressources responsables de la protection des renseignements personnels au sein de l’Unité des politiques sur la protection des renseignements personnels, qui sont passées de 3 à 11 depuis janvier 2022, vers un total prévu de 14 ressources pour appuyer la GRC et tout ce qui est lié aux politiques connexes; cela comprend une équipe dédiée à la mobilisation et à la sensibilisation des clients, ainsi qu’une équipe de la conformité en matière de protection des renseignements personnels, le but étant d’accroître la conformité en matière de protection des renseignements personnels, l’éducation, la sensibilisation et le soutien au sein de la GRC

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications

Atteintes substantielles à la vie privée

En tant que force policière nationale du Canada, la GRC se doit de traiter et de protéger les renseignements personnels des Canadiens avec professionnalisme et intégrité, un travail qu’elle prend très au sérieux. Pour protéger les renseignements personnels qu’elle a en sa possession, la GRC a mis en place des politiques et des procédures rigoureuses pour empêcher l’accès et la divulgation non autorisés au sein de l’organisation. Toutefois, même avec ces procédures rigoureuses en place, des atteintes à la vie privée continuent de se produire, souvent en raison d’erreurs humaines. Après chaque atteinte à la vie privée, la GRC prend des mesures pour améliorer ses processus et s’assurer que des incidents similaires ne se reproduisent pas.

Lorsqu’une atteinte à la vie privée est détectée, la Sous-direction de l’AIPRP applique les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour déterminer les risques liés à la vie privée et signale toutes les atteintes jugées substantielles au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Au cours de l’exercice 2022-2023, l’Unité des politiques de protection de la vie privée a reçu et examiné 121 rapports sur des atteintes possibles à la vie privée, dont huit ont été jugées substantielles et signalées au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, 81 ont été jugées non substantielles, neuf n’ont pas été considérées comme des atteintes à la vie privée, deux ont été transférées au ministère d’origine pour une enquête plus approfondie et 21 qui sont en cours d’examen.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de la période de référence, la GRC a effectué trois évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour le Centre indépendant de résolution du harcèlement, la plateforme Babel X et le produit minimum viable du permis de possession et d’acquisition en ligne du Programme canadien des armes à feu.

Trois nouvelles évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ont été soumises à la Sous-direction de l’AIPRP au cours de la période de référence. De plus, trois évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ont été reportées de l’exercice précédent. L’Unité a fait un premier examen des six évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. De plus, l’Unité a examiné 69 questionnaires d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour déterminer la nécessité d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, dix présentations au Conseil du Trésor, trois mémoires au Cabinet, deux énoncés de travail/demandes de propositions pour s’assurer que les exigences en matière de protection des renseignements personnels sont incluses dans les contrats, et 27 protocoles d’entente.

L’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels a participé à deux séances de consultation avec le Commissariat à la protection de la vie privée. La première séance de consultation portait sur l’Équipe d’accès secret et d’interception et son travail en vue d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée à l’échelle du programme, qui couvrira l’utilisation par la GRC des techniques d’enquête sur les appareils. L’Unité continue de travailler avec l’Équipe d’accès secret et d’interception sur son évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et s’attend à ce qu’elle soit soumise au Commissariat à la protection de la vie privée d’ici l’été 2023. La deuxième séance de consultation avec le Commissariat à la protection de la vie privée comprenait un protocole d’entente visant à partager de l’information avec le Barreau de l’Ontario concernant l’inconduite alléguée d’un avocat constatée lors d’une enquête.

En plus des réunions de consultation, l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels continue de rencontrer tous les deux mois le Commissariat à la protection de la vie privée pour faire le point sur les principaux dossiers.

Communication d’intérêt public

Au cours de l’exercice 2022-2023, 42 communications ont été effectuées en application de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La plupart des communications se rapportaient soit à la situation professionnelle de membres de la GRC visés par des accusations ou à la mise en liberté de délinquants dangereux dans des collectivités au Canada. Toutefois, dans deux cas, les communications portaient sur des circonstances exceptionnelles. Dans ces deux cas, le Commissariat à la protection de la vie privée en a été avisé à l’avance et dans tous les autres cas, les avis ont été faits après coup.

Vérification de la conformité

La Sous-direction de l’AIPRP surveille la conformité au moyen de rapports statistiques hebdomadaires et mensuels, qui font état du taux de conformité, du nombre de dossiers traités à temps et de ceux qui sont retardés, ainsi que des plaintes reçues et fermées. Nouveauté pour cette période de référence : les rapports mensuels et trimestriels sur le nombre d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et d’atteintes substantielles reçus par le bureau de l’AIPRP et soumis par la suite au Commissariat à la protection de la vie privée. Les tableaux de bord du rendement sont également des outils principaux pour mieux cerner les tendances et aider la Sous-direction de l’AIPRP à réaliser des gains d’efficacité stratégiques. L’équipe de direction de la Sous-direction examine les rapports hebdomadaires et mensuels pour gérer la charge de travail et déterminer les enjeux à venir, pour lesquels les processus pourraient être améliorés. Les rapports et les tableaux de bord sont fournis au dirigeant principal des Politiques stratégiques et des Relations extérieures de la GRC et au commissaire dans le but d’améliorer la responsabilisation.

La Sous-direction de l’AIPRP continue de s’efforcer de renforcer sa fonction de communication des données en adoptant une nouvelle technologie et de nouveaux processus. Cette nouvelle technologie lui permettra d’être plus stratégique et transparente, en saisissant automatiquement les données pertinentes pour l’aider dans sa planification et ses rapports publics, ainsi que pour cerner les domaines où des gains d’efficacité peuvent être réalisés.

La Sous-direction de l'AIPRP continue de travailler au renforcement de sa fonction de communication des rapports de données en adoptant une nouvelle technologie et de nouveaux processus. Cette nouvelle technologie permettra à la Sous-direction de l'AIPRP d'être plus stratégique et transparente, en saisissant automatiquement les données pertinentes pour l'aider dans sa planification et ses rapports publics, ainsi que pour identifier les domaines où des gains d'efficacité peuvent être réalisés.

De plus, lorsque les contrats, les ententes et les arrangements de l’organisation impliquent la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, l’Unité des politiques de protection de la vie privée veille à inclure dans ces documents des mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels. L’Unité travaille en étroite collaboration avec le Centre de décision sur les protocoles d’entente, qui est chargé d’appuyer et de surveiller ces documents, afin de veiller à ce que leur élaboration tienne compte de la protection des renseignements personnels. De plus, l’Unité a pris au sérieux les nouvelles obligations prévues à l’article 4.2.26 de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée et a commencé à élaborer des processus pour assurer le respect des nouvelles exigences en matière de rapports.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution

Gendarmerie royale du Canada

Période d'établissement de rapport

2022-04-01 au 2023-03-31

Annexe C – Rapport statistique complémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution

Gendarmerie royale du Canada

Période d'établissement de rapport

2022-04-01 au 2023-03-31