Vérification des notes de l'enquêteur

Sur cette page

• Contexte
• Objectif de la vérification
• Thèmes relevés
• Points à retenir

Contexte

Les membres réguliers prennent des notes au cours de toute enquête. Ces notes servent à rafraîchir la mémoire, à justifier les décisions prises et à enregistrer les éléments de preuve. Les notes bien consignées confèrent une certaine crédibilité aux témoignages et s'avèrent utiles pour corroborer des informations plusieurs années après un incident, tandis que les notes inadéquates et inexactes peuvent compromettre une enquête et les poursuites subséquentes.

Les notes peuvent être divulguées et examinées par les tribunaux dans le cadre de procédures civiles, criminelles et administratives, et peuvent être consultées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Quand un membre régulier quitte la GRC, il doit laisser ses calepins à l'organisation.

Objectif de la vérification

La vérification vise à donner une assurance raisonnable que les procédures et les pratiques appliquées aux notes de l'enquêteur sont adéquates et conformes aux politiques pertinentes, soutiennent les enquêtes, corroborent la preuve et préservent la crédibilité d'un membre qui témoigne en cour. Elle vise aussi à évaluer la mise en oeuvre des recommandations formulées dans la Vérification des notes de l'enquêteur diffusée en 2014 pour déterminer si les problèmes soulevés dans la vérification précédente ont été réglés.

La vérification de portée nationale vise la période du 1er avril 2021 au 30 septembre 2023 et renferme une composante prospective.

Thèmes relevés

Les constatations peuvent être regroupées sous trois thèmes :

1. la consignation de l'information clé relative à une enquête dans les notes;
2. la saisie, le suivi et la conservation des notes de l'enquêteur dans un format utile pour les opérations;
3. la conservation des notes et des calepins des enquêteurs par la GRC.

Points à retenir

Dans l'ensemble, la vérification a révélé que les procédures et les pratiques liées aux notes de l'enquêteur sont adéquates et conformes aux politiques pertinentes, soutiennent les enquêtes, corroborent la preuve et préservent la crédibilité d'un membre qui témoigne en cour. Toutefois, elle a fait ressortir que les problèmes cernés dans la vérification de 2014 persistent et qu'il y a toujours place à l'amélioration dans les pratiques de gestion de l'information liées aux notes de l'enquêteur (sur papier et électroniques).

Les membres réguliers prennent beaucoup de notes à l'appui d'enquêtes, y compris des notes manuscrites et des rapports électroniques. Des politiques sont en place et de la formation est offerte pour aider les membres à savoir quoi prendre en notes, dans quelles circonstances. La vérification a révélé que la prise de notes est généralement conforme aux politiques, mais que des lacunes existent dans l'examen des notes par le superviseur et que les outils utilisés pour la prise de notes et l'examen sont désuets. Ces problèmes augmentent le risque que des erreurs dans la prise de notes passent inaperçues et ne soient pas corrigées en temps opportun.

Les membres réguliers ont divers outils à leur disposition pour enregistrer l'information pertinente à une enquête, comme des calepins, des rapports électroniques, des appareils numériques et des téléphones cellulaires. Bien que ces outils permettent de saisir l'information dans un format utile aux enquêtes, des moyens de moderniser le processus et d'en améliorer l'efficacité ont été relevés.

Des lacunes importantes ont été soulevées en lien avec la conservation des calepins des membres [CAVIARDÉ] Il faudrait donner plus de consignes sur la conservation des notes et des calepins, la façon de les entreposer et l'endroit approprié où le faire, afin d'améliorer leur utilité pour l'organisation et d'atténuer le risque de perdre de l'information ou d'en détruire par inadvertance.