Vérification des processus de gestion et de production de documents

Sur cette page

• Contexte
• Objectif et portée de la vérification
• Principales constatations

Contexte

En mars 2023, dans son rapport (chapitre 5, volume 7), la Commission des pertes massives (CPM) a recommandé qu’une vérification indépendante externe des processus de gestion et de production de documents de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et du procureur général du Canada soit effectuée, et que les résultats soient rendus publics.

L’équipe de la Vérification interne de la GRC a pour mission d’offrir des conseils indépendants et objectifs et des services d’assurance au commissaire de la GRC en ce qui concerne les mécanismes de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques de l’organisation. À la GRC, la fonction de vérification interne relève d’un comité ministériel de vérification, composé de quatre membres externes nommés par le Bureau du contrôleur général. C’est donc dire que la Vérification interne est bien positionnée et gérée pour évaluer les mécanismes de gestion et de production de documents de la GRC, en vue d’aider l’organisation à réaliser ses objectifs et à donner suite à la recommandation de la CPM ci-dessus. La vérification des processus de gestion et de production de documents (PGPD) a donc été intégrée au plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques de la GRC de 2023-2028.

La CPM et l’État-major supérieur de la GRC s’entendent pour dire que les PGPD sont un secteur à risque pour l’organisation. La GRC a reconnu que la communication et l’accessibilité de l’information présentent des difficultés, ce qui entraîne des retards dans la production de documents et, dans certains cas, l’incapacité de communiquer de l’information au sein et à l’extérieur de l’organisation.

Objectif et portée de la vérification

Objectif

Examiner le caractère adéquat des processus de gestion et de production de documents de la GRC.

Portée

Processus et structures internes de gestion et de production de documents de la GRC liés aux ressources documentaires administratives (activités qui ne contribuent pas à l’exécution de la loi).

Nota : L’équipe de vérification a consulté le ministère de la Justice afin d’officialiser la portée de la vérification du point de vue de la GRC.

Exclusions

Les ressources documentaires sur les employés (par exemple, sur les antécédents professionnels) et les ressources documentaires opérationnelles (par exemple, les ressources d’application de la loi) font l’objet de définitions distinctes dans le Manuel de la gestion de l’information de la GRC et n’étaient pas visées par ce projet.

Période de vérification

Du 1er avril 2019 au 31 mars 2024

Principales constatations

La vérification a révélé que les PGPD peuvent être inefficaces et que la collecte, le suivi, le stockage ou l’entreposage et la récupération efficaces de documents papier et électroniques en réponse à des demandes de production de documents peuvent être difficiles ou retardés. Il a été déterminé que ces risques sont beaucoup plus élevés dans le cas des dossiers administratifs que dans le cas des ressources documentaires sur les employés et des ressources documentaires opérationnelles.

• Il y a lieu d’améliorer la gouvernance et la surveillance des PGPD à l’échelle de l’organisation afin d’accroître la visibilité de la gestion de l’information, de clarifier les responsabilités et de favoriser des connaissances plus cohérentes dans le domaine de la gestion de l’information.
• Il y a lieu de mieux gérer les risques liés aux PGPD grâce à des contrôles resserrés en gestion de l’information, à une meilleure gestion des documents et à une conformité accrue aux politiques ainsi qu’à une sécurité de l’information améliorée.
• Il y a lieu d’améliorer les PGPD dans l’ensemble de la GRC par l’amélioration des politiques, la modernisation des systèmes actuels ou la mise en place de nouveaux systèmes, et la prise en compte des leçons apprises.