Rapport annuel 2024 : Centre indépendant pour la résolution du harcèlement

Mettre l’accent sur les options de règlement à l’amiable

Le processus de résolution suite à la soumission d’un avis d’incident suscite parfois de vives émotions et de l’incertitude, ce qui peut en faire un moment difficile autant pour la partie principale que pour la partie intimée. Les options de règlement à l’amiable permettent aux employés touchés de garder une certaine maîtrise sur le déroulement du processus. En règle générale, le recours à ces options contribue à réduire le stress, favorise la collaboration et permet d’arriver plus rapidement à un règlement plus harmonieux. Le CIRH offre des possibilités de règlement à l’amiable aux parties à différentes étapes du processus de résolution officiel, lorsque la situation s’y prête.

Règlement négocié

Selon le paragraphe 23(1) du Règlement : « L’employeur ou le destinataire désigné, la partie principale et, si la communication a été établie avec elle en vertu de l’article 22, la partie intimée font tous les efforts raisonnables pour régler l’incident pour lequel un avis est donné [...]. » La partie principale est donc tenue de participer à une démarche de règlement négocié avant qu’une enquête ne soit déclenchée.

Pendant le processus de règlement négocié, le CIRH guide la partie principale afin de l’aider à faire tous les efforts raisonnables pour trouver un moyen de résoudre la situation.

Au printemps 2024, le CIRH a mis à jour le processus de règlement négocié afin de renforcer le rôle des gestionnaires et des divisions dans le but d’accroître le nombre d’incidents réglés à l’amiable. Puisque les gestionnaires sont les mieux placés pour mener les discussions visant la négociation d’un règlement, il s’est avéré utile de demander à la partie principale de désigner une personne de confiance dans sa chaîne de commandement pour diriger les échanges, lorsque les circonstances se prêtent à une telle démarche. Cette modification du processus a permis d’accroître le nombre de dossiers soumis à une démarche de règlement négocié.

Consultations sur le processus

Le CIRH offre des consultations sur le processus afin de renseigner les employés sur les diverses possibilités de recours qui s’offrent à eux pour tenter de résoudre un problème en milieu de travail avant de déposer un avis d’incident de harcèlement et de violence. Les statistiques confirment que l’utilisation de ce service a grimpé d’environ 33 % de 2023 à 2024.

Devant ce succès et cet engouement manifestes, un nouveau poste de conseiller en ressources sera créé au sein du CIRH pour mieux aider les employés à s’y retrouver dans le processus. Le titulaire de ce poste aura pour responsabilité principale de discuter avec les employés qui cherchent à obtenir du soutien avant de déposer un avis d’incident, ou même après l’avoir fait, s’ils demeurent incertains de la démarche qu’ils souhaitent suivre pour régler la situation.

Ce conseiller en ressources sera bien au fait des ressources et des services mis à la disposition des employés qui vivent un conflit dans leur lieu de travail, pourra les aiguiller vers les services de règlement à l’amiable ou les mécanismes formels pertinents, et saura les guider dans le processus de résolution des incidents de harcèlement et de violence prévu par le CCT.

L’objectif global est de veiller à ce que les employés soient informés de tous les recours qui s’offrent à eux et de les aider à choisir l’option qui leur convient le mieux.

Enquêtes

Les enquêtes sur les cas de harcèlement et de violence demeurent une priorité pour le CIRH. D’importants travaux ont été entrepris en 2024 pour accroître les capacités et améliorer les processus nécessaires afin de gérer les signalements d’incidents de harcèlement et de violence au sein de la GRC ainsi que les enquêtes connexes.

Au moment de recruter des enquêteurs en matière de harcèlement et de violence au travail, le CIRH utilise l’Offre à commandes principale et nationale (OCPN), un outil d’embauche mis à la disposition de tous les ministères fédéraux. Il s’agit d’un répertoire des firmes d’enquête ou des enquêteurs externes préapprouvés qui ont satisfait aux critères établis par Services publics et Approvisionnement Canada en vue de la passation de marchés avec le gouvernement du Canada.

Il est important de souligner que l’OCPN n’est pas réservée à l’usage du CIRH. Ce répertoire d’enquêteurs externes est également utilisé par les autres ministères fédéraux qui ont besoin de tels services. Les enquêteurs qui figurent sur la liste établie conjointement avec le CIRH ne sont donc pas toujours disponibles pour travailler au service du CIRH, car ils peuvent être embauchés sous contrat par d’autres ministères.

Voici quelques-unes des mesures clés prises en 2024 pour simplifier et améliorer le processus d’embauche d’enquêteurs et pour accroître la responsabilisation :

• La mise à jour de l’énoncé des travaux établi pour les enquêteurs externes, qui comprend des formulaires nouveaux ou actualisés, des modèles et une structure pour la présentation des documents. Ces nouvelles exigences responsabilisent les enquêteurs :
  • en les obligeant à soumettre un plan d’enquête au CIRH lorsqu’ils reçoivent un dossier d’enquête;
  • en introduisant un mécanisme qui permet de fournir une rétroaction au Secrétariat du Conseil du Trésor sur chaque enquête terminée, de sorte que le CIRH puisse formuler des commentaires sur le rendement de l’enquêteur.
• L’élimination de l’obligation de présenter des recommandations si l’incident ou les incidents en cause ne correspondent pas à la définition de « harcèlement et violence », à moins que des facteurs de risque n’aient été relevés. Cette modification permet de concentrer les efforts sur la mise en œuvre des recommandations faisant suite aux allégations jugées fondées au terme d’une enquête.
• L’introduction d’un modèle actualisé pour le Rapport d’enquête final (REF), qui fournit davantage de conseils aux enquêteurs sur les éléments d’information recherchés, afin d’accroître l’uniformité des renseignements fournis et du produit final.

Pour assurer l’évaluation continue de la qualité du processus, un sondage sera envoyé périodiquement aux enquêteurs afin de recueillir leurs commentaires.

Conformément aux recommandations 66 et 67 du Bureau de vérificateur général du Canada dans son rapport de 2023 intitulé L’inclusion en milieu de travail pour le personnel racisé, la GRC doit faire état des mesures qu’elle prend pour corriger les désavantages en matière d’emploi subis par le personnel racisé et des progrès qu’elle réalise dans la création d’une culture organisationnelle inclusive. À la suite de cette recommandation, le CIRH a commencé à recueillir de l’information auprès des actuels et nouveaux enquêteurs sur l’expérience pertinente qu’ils possèdent, particulièrement en ce qui concerne l’analyse des causes profondes du racisme. Le CIRH a aussi ajouté, au nombre des qualités constituant un atout recherché lors du recrutement d’enquêteurs, le fait d’avoir une expérience des procédures administratives en matière de droits de la personne. Les parties qui ont recours au processus d’enquête prévu dans le CCT ont le droit de demander qu’on leur fournisse des exemples décrivant clairement la façon dont l’enquêteur affecté à leur dossier a enquêté sur des situations antérieures comportant des éléments de racisme.

Cette information est consignée et mise à jour par le CIRH afin de favoriser l’attribution des dossiers à des enquêteurs qui possèdent l’expérience et les compétences voulues pour s’en charge.

Assurance de la qualité

Selon le processus prévu dans le CCT, lorsqu’un enquêteur termine son enquête, il doit produire un REF dépersonnalisé dans lequel il présente une analyse des causes profondes des comportements allégués et recommande des mesures pour éviter que ceux-ci ne se reproduisent dans le lieu de travail visé. En 2024, le CIRH a créé et classifié une position de Spécialiste en assurance qualité. Un programme structuré d’assurance de la qualité est en voie d’être mis en œuvre et fait l’objet d’améliorations continues. Avant qu’un REF ne soit déposé, il est examiné par un spécialiste de l’assurance de la qualité pour vérifier qu’il est conforme à l’avis d’incident et au mandat de l’enquêteur.

Évaluation des lieux de travail et mise en œuvre des recommandations

Aux termes du Règlement, l’autorité responsable de l’immeuble (ARI) et le comité ou le représentant local de santé et de sécurité (C/RLSS) doivent évaluer conjointement les lieux de travail afin de cerner les facteurs de risque internes et externes pouvant contribuer à des situations de harcèlement et de violence. Chaque lieu de travail doit faire l’objet d’une évaluation initiale.

De plus, dans les situations où la partie intimée n’est pas un employé de la GRC, ou que la partie principale décide de retirer sa plainte, l’évaluation du lieu de travail doit être examinée et mise à jour au besoin. Ce réexamen vise à relever tout nouveau facteur de risque qui n’avait pas été constaté dans le lieu de travail lors de l’évaluation initiale, à déterminer si les mesures de prévention en place sont suffisantes pour réduire au minimum les risques de voir d’autres incidents se produire, et à proposer de nouvelles mesures de prévention si les mesures actuelles ne sont pas adéquates.

Le 1er juillet 2024, le CIRH a entrepris la collecte trimestrielle de données sur les évaluations de lieux de travail qui avaient été effectuées. En octobre 2024, le taux de conformité de la GRC à cet égard s’élevait à 87 %.

Toujours en octobre 2024, le CIRH a amorcé l’élaboration d’un nouvel outil d’évaluation des lieux de travail qui sera adapté aux facteurs de risque de la GRC et qui aidera à combler les lacunes de l’outil actuel.

Le CIRH présente aussi des séances d’information sur mesure aux ARI et aux C/RLSS afin d’expliquer les rôles importants qu’ils jouent dans le processus de résolution que prévoit le CCT. Une trousse d’information a été élaborée à l’intention des ARI de sensibilisation et est utilisée depuis juillet 2024.

Facteurs de risque liés au harcèlement et à la violence au sein de la GRC

Lorsqu’un incident est jugé conforme à la définition de « harcèlement et violence », le CIRH examine et analyse les thèmes communs qui se dégagent des comportements reprochés. Il passe également en suivi des recommandations formulées par l’enquêteur afin de prévenir la répétition de ces comportements inacceptables.

L’information est ensuite communiquée aux cadres supérieurs de la GRC pour les encourager à réfléchir aux activités qui pourraient être mises en œuvre pour contrer les facteurs de risque qui contribuent aux incidents de harcèlement à la GRC. Par exemple :

• favoriser une culture de communication ouverte et de transparence au sein des unités de travail, afin que tous les intervenants soient clairement informés des décisions et des changements;
• veiller à ce que les superviseurs aient les outils, le soutien et les compétences dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs responsabilités de supervision;
• établir des mécanismes de rétroaction qui permettent de sonder régulièrement l’avis des employés et de répondre à leurs préoccupations, afin de créer un environnement de travail positif et axé sur la collaboration.

En mettant l’accent sur des activités qui tiennent compte des thèmes communs et des recommandations ressortant des incidents de harcèlement et de violence, on contribue à instaurer une culture organisationnelle saine et inclusive qui inspire confiance aux employés.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée visant le CIRH

Le 12 juin 2024, le CIRH a reçu une lettre du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) au sujet de la conclusion de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée le concernant. Bien que certains travaux restent à accomplir, le CPVP estime que le CIRH respecte les attentes à son endroit en ce qui concerne la protection de la vie privée et a donc fermé le dossier.

L’année en chiffres

Cette rubrique présente des données et des observations sur les avis d’incident, l’issue des enquêtes, l’état des dossiers et les tendances relatives aux signalements à l’échelle de la GRC. Bien que le présent rapport concerne tout particulièrement l’année 2024, il fournit aussi des statistiques cumulatives sur les chiffres compilés depuis le 1er janvier 2021 (date d’entrée en vigueur du Règlement).

Avis d’incident déposés

Au 31 décembre 2024, le CIRH avait reçu 1566 avis d’incident depuis l’entrée en vigueur du Règlement le 1er janvier 2021. Le nombre d’avis d’incident déposés est resté stable au cours de cette période de quatre ans. Sur les 1566 avis d’incident déposés, 406 ont été reçus entre le 1er janvier et le 31 décembre 2024.

État des dossiers

Du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2024, 1 566 avis d’incident ont été déposés. À la fin de 2024, 1038 (66 %) d’entre eux avaient été réglés et 90 étaient en attente de conclusion, ce qui signifie que la direction n’avait pas encore terminé la mise en œuvre des recommandations formulées dans le REF ou l’examen et la mise à jour de l’évaluation du lieu de travail. Les 438 autres avis suivent actuellement le processus de résolution et 311 d’entre eux font l’objet d’une enquête.

Enquêtes

Dans 1036 (66 %) des 1566 avis d’incident reçus, la partie principale demandait que son dossier fasse l’objet d’une enquête. Cela confirme que cette voie de résolution demeure prisée.

Au 31 décembre 2024, 634 REF avaient été produits. Dans 184 (29 %) d’entre eux, l’enquêteur était arrivé à la conclusion qu’au moins une allégation correspondait à la définition de « harcèlement et violence », tandis que dans les 450 autres (71 %), il avait conclu qu’aucune allégation n’y correspondait. Les REF reçus découlaient d’allégations déposées dans différentes divisions de la GRC et concernaient des employés de toutes les catégories d’employés de la GRC.

Relation professionnelle

Pour les incidents signalés entre le 1er janvier et le 31 décembre 2024, 63 % des incidents signalés concernaient des relations professionnelles caractérisées par une structure hiérarchique subalterne/superviseur, la partie intimée occupant généralement un poste de supervision par rapport à la partie principale. La deuxième relation professionnelle la plus fréquente était celle entre pairs, avec 23 %, suivie de celle entre superviseur et subalterne, avec 9 %, et celle entre employé et gestionnaire de programme/centre de politiques, avec 2 %. Les autres types de relations représentaient chacune 1 % des cas et comprenaient celles entre pairs et non-employés, entre subalternes et non-employés et entre anciens employés et superviseurs.

Examen mené par le Programme du travail

Le CIRH mènera de vastes consultations et rassemblera l’information obtenue auprès des divers intervenants afin de la transmettre dans le cadre de l’examen que le Programme du travail doit mener à l’égard du Règlement en 2026.

Amélioration du programme d’assurance de la qualité

Un poste de spécialiste de l’assurance de la qualité a été créé au sein du CIRH et sera pourvu pour une période indéterminée. En plus de ce poste, on entend mettre sur pied un programme complet d’assurance de la qualité pour soutenir les initiatives futures d’amélioration continue.

Mesures de sensibilisation et de prévention en matière de harcèlement et de violence au travail

Les activités et les initiatives qui sensibilisent le personnel à la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail resteront une priorité en 2025-2026.

Stratégie de communication

En 2025-2026, nous chercherons notamment à collaborer avec Communications nationales et Affaires publiques pour mettre en œuvre et promouvoir les initiatives énoncées dans la stratégie de communication du CIRH. Ces initiatives comprennent le lancement de la première Semaine de sensibilisation à la prévention du harcèlement et de la violence, qui est prévue du 17 au 21 novembre 2025, ainsi que la tenue de séances de sensibilisation connexes.

Capacité d’enquête

Nous poursuivrons les efforts visant à engager des enquêteurs qualifiés pour mener des enquêtes sur les incidents de harcèlement et de violence signalés.

Avant-propos

Bienvenue au Rapport annuel provisoire du Centre indépendant pour la résolution du harcèlement (CIRH), qui fait état des activités menées du 1er juillet au 31 décembre 2023.

La période visée par les rapports annuels précédents du CIRH allait de juin à juin, puisqu’elle était axée sur la date d’entrée en fonction du CIRH, mais cette pratique n’était pas conforme aux exigences établies pour d’autres rapports, dont celui qui doit être présenté chaque année au ministre du Travail selon les exigences de la loi. Par souci de conformité aux actuelles consignes visant la production, l’interprétation et la présentation des données, la période visée par les rapports annuels du CIRH correspondra désormais à l’année civile. Le présent rapport provisoire porte sur les six mois qui se sont écoulés entre la fin de l’ancienne période de référence et le début de la nouvelle.

Introduction et contexte

L’établissement d’un milieu de travail sain et inclusif qui inspire la confiance et est exempt de harcèlement, de violence et de discrimination constitue une priorité essentielle à la réforme de la GRC. Le CIRH a été créé en juin 2021 pour coordonner l’application, à tous les employés de la GRC, du processus prévu dans le Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (Règlement) du Code canadien du travail.

Le CIRH est une unité centralisée et indépendante qui fait appel à des enquêteurs externes contractuels pour enquêter sur les situations de harcèlement et de violence en milieu de travail. Comme le Règlement vise à éviter que de tels incidents surviennent de nouveau, les enquêteurs sont tenus de cerner les problèmes systémiques dans le lieu de travail qui contribuent à ces situations et de formuler des recommandations quant aux mesures à mettre en œuvre pour atténuer les risques que les comportements reprochés se reproduisent.

Le CIRH adopte une approche qui tient compte des effets des traumatismes afin d’offrir un espace de parole sûr aux victimes, en se focalisant sur les besoins et le vécu des personnes qui ont recours à ses services. Il examine les rapports d’enquête finaux (REF) aux fins d’assurance de la qualité et surveille la mise en œuvre des recommandations qui y sont énoncées.

Satisfaction des besoins des clients

Depuis sa mise sur pied, le CIRH s’est engagé à voir à ce que le programme continue de répondre aux besoins, de faire les adaptations nécessaires pour atteindre ses objectifs et de tenir compte des commentaires des clients et des intervenants afin d’améliorer les services.

En plus de solliciter la rétroaction des clients, le CIRH communique régulièrement avec des intervenants clés comme le Conseil consultatif de gestion et les agents négociateurs, afin de s’assurer que les processus et les services sont mis en œuvre de la façon qui sert le plus efficacement les intérêts de l’organisation.

Un des principaux changements apportés au cours de la période visée a consisté à définir formellement le flux de travail et à confier les examens d’assurance de la qualité des REF à des ressources spécialisées. Chaque REF est examiné rigoureusement pour en vérifier l’exactitude, le contenu et la cohérence.

Un poste de spécialiste de l’assurance de la qualité a été créé au sein du CIRH pour assurer la liaison avec les réviseurs en matière de harcèlement et l’enquêteur désigné afin que chaque rapport soit conforme à l’avis d’incident pertinent et au mandat de l’enquêteur. En plus de ce poste, on entend mettre sur pied un programme complet d’assurance de la qualité pour soutenir les futures initiatives d’amélioration continue.

Recrutement

Au cours de la période visée, le CIRH a cherché très activement à se doter des capacités supplémentaires requises pour pouvoir offrir rapidement des services aux employés, en créant de nouveaux postes, en modifiant certains rôles et en procédant à six mesures de dotation.

Grâce à ces efforts, l’effectif du CIRH est presque complet, les postes étant pourvus à près de 90 %. L’équipe a par ailleurs adopté une stratégie proactive à l’égard des postes vacants en amorçant un processus de dotation qui permettra de créer des bassins de candidats ayant déjà fait l’objet d’une vérification partielle.

Enquêtes

Nous avons également réalisé des progrès par rapport à notre engagement à améliorer le processus et les délais d’enquête.

Comme il a été mentionné dans les rapports précédents, le CIRH a éprouvé de la difficulté à engager suffisamment d’enquêteurs pour mener les enquêtes. Au 31 décembre 2023, il avait réussi à porter à 55 le nombre d’enquêteurs actifs auxquels il peut faire appel. Il est toutefois important de souligner que ces enquêteurs ne sont pas au service exclusif de la GRC, mais effectuent des enquêtes sur le harcèlement et la violence au travail pour le compte d’autres ministères aussi.

Néanmoins, les efforts continus du CIRH pour pallier le manque d’enquêteurs externes ont permis de mener à bien 39 enquêtes en six mois. Pour uniformiser les interactions avec les enquêteurs, le CIRH a restructuré certains aspects de son modèle de prestation de services. Voici quelques-unes des principales modifications apportées :

• Un analyste du CIRH a été dédié à chaque enquêteur afin de lui servir de personne-ressource et de faciliter à communication.
• Les analystes reçoivent une formation polyvalente afin de simplifier les processus, de réduire les délais et d’accroître l’efficacité.
• Les méthodes de fonctionnement normalisées ont été étoffées pour améliorer la surveillance des enquêtes et, par conséquent, le soutien offert aux enquêteurs.
• Nous avons établi un cadre de responsabilisation détaillé et rigoureux pour la gestion des contrats, selon lequel chaque dossier d’enquête fait l’objet d’un examen approfondi dans une perspective d’assurance de la qualité et de prévision financière.

Aux termes du Règlement, les employeurs sous réglementation fédérale et leurs partenaires concernés doivent dresser conjointement et tenir à jour une liste d’enquêteurs aptes à mener des enquêtes sur les incidents de harcèlement et de violence en milieu de travail. Le CIRH tient une liste conjointement établie d’enquêteurs qualifiés qui peuvent collaborer avec la GRC, et il recrute continuellement de nouveaux candidats.

Tout en veillant à ce que les délais prescrits par le Règlement soient respectés et à ce que les enquêtes soient terminées rapidement, nous continuons de nous concentrer avant tout sur la qualité et la rigueur du travail effectué par les enquêteurs.

Initiatives de sensibilisation et de prévention

Le CIRH s’est concentré sur la présentation de séances d’information et de sensibilisation afin de renseigner les employés de la GRC sur l’importance de prévenir le harcèlement et la violence ainsi que sur les options d’intervention précoce qui s’offrent à eux. Au cours de ces séances, on explique la signification générale de la notion de « harcèlement et violence », on décrit les modalités à suivre pour accéder aux services du CIRH et on insiste sur l’importance de la résolution rapide et informelle des conflits. Le CIRH a également fait équipe avec Apprentissage et Perfectionnement pour examiner et mettre à jour l’information sur le harcèlement et la violence présentée dans le cadre de la formation offerte par le Programme de perfectionnement des cadres et des officiers (PPCO), afin d’en assurer la présentation uniforme à tous les participants.

En 2023, des séances de sensibilisation ont été présentées à des employés de la GRC de tous les niveaux. Comme la formation donnée dans le cadre du PPCO, ces séances visaient à renseigner les employés et les gestionnaires sur leurs rôles et leurs responsabilités aux termes du Règlement. L’information présentée porte sur le rôle du CIRH et les issues possibles du processus de résolution (qui n’est pas un processus disciplinaire). Le CIRH aborde aussi lors de ces séances la violence familiale, l’intervention des témoins, l’importance de tenter de régler à l’amiable les situations de conflit et de harcèlement en milieu de travail, et la responsabilité des employés à cet égard.

Le CIRH travaille à élaborer, à l’intention des employés de la GRC, une trousse de formation sur la prévention du harcèlement et de la violence qui est axée sur la culture de l’organisation. L’élaboration de cette formation se fait en consultation avec des partenaires et des intervenants clés tels que le Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité.

La diffusion de produits de communication (documents infographiques, guides, etc.) visant à sensibiliser le personnel au processus de règlement des plaintes de harcèlement a été une grande priorité pour le CIRH au cours de la dernière année. Le CIRH produit chaque mois un bulletin d’information qui est diffusé à un grand nombre d’intervenants clés, y compris les cadres divisionnaires et les agents négociateurs.

En partenariat avec les Services nationaux de communication (SNC), le CIRH a mis à jour les pages Web divisionnaires et nationales contenant de l’information sur le harcèlement et la violence ainsi que sur le CIRH, afin de s’assurer que les employés ont accès à des renseignements exacts et à jour. De plus, un lien vers la page d’accueil du CIRH a été ajouté aux pages Infoweb de la plupart des divisions.

Le CIRH collabore par ailleurs avec les SNC afin de mettre à jour ses propres pages Infoweb. Une des nouvelles pages en voie d’élaboration porte sur la boîte à outils numérique du CIRH, que les employés pourront consulter pour obtenir de l’information sur divers sujets liés au harcèlement et à la violence dans le lieu de travail.

Analyse des données et tendances

Conclusion

Le présent rapport provisoire fournit les principales mises à jour pour la période de six mois allant du 1er juillet au 31 décembre 2023. Dorénavant, la période visée par les rapports annuels du CIRH correspondra à l’année civile. Le CIRH continuera de miser en priorité sur la collaboration, la consultation et l’analyse pour améliorer ses processus et services tout en respectant le Règlement.